Instrukcja wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w jednostce sektora finansów publicznych wyd. 2

Krajowy System e-Faktur pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. System ten obowiązuje od 1 lutego 2026 roku.

Prawidłowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga przygotowania jednostki – szczególnie w zakresie stworzenia odpowiednich procedur i instrukcji postępowania, a także rozdzielenia zadań i uprawnień pomiędzy poszczególnych pracowników.

Autor opisuje m.in.:

• zasady powołania zespołu wdrożeniowego systemu KSeF w jednostce i podział zadań na poszczególne referaty/komórki;
• analizę aktualnego modelu dokumentowania transakcji, w tym: delegowanie i nadawanie uprawnień użytkownikom z uwzględnieniem jednostki podległej i zewnętrznej;
• elektroniczny obieg dokumentów w jednostce, w tym: podjęcie odpowiednich decyzji, dostosowanie wewnętrznych procedur, określenie szczegółów technicznych koniecznych do wdrożenia w systemie IT;
• pracę w systemie tradycyjnym (dokumenty drukowane w formie papierowej) po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, w tym:dostosowanie wewnętrznych procedur w zakresie faktur z KSeF (zasady korygowania dokumentów w systemie KSeF, faktury wystawiane poza KSeF, dokumenty podlegające wyłączeniu z KSeF, elementy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych pomiędzy jednostką obsługującą a jednostkami obsługiwanymi miasta/gminy w KSeF, załączniki do faktur);

  określenie zasad wizualizacji faktur z KSeF;

• przykłady wypełniania faktury w KSeF.

Publikacja zawiera gotowe wzory instrukcji i zarządzeń, które pomogą wdrożyć KSeF w jednostce budżetowej, m.in.:

• zarządzenie w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur,
• instrukcję zarządzania uprawnieniami w ramach Krajowego Systemu e-Faktur,
• instrukcję obiegu dokumentów z uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.

Wszystkie zamieszczone w książce wzory w wersji edytowalnej znajdują się w suplemencie elektronicznym. Zainstalowanie suplementu wymaga systemu operacyjnego Windows.

Spis treści

Zagadnienia wprowadzające 7

1 Powołanie zespołu wdrożeniowego systemu KSeF 29

2 Analiza aktualnego modelu dokumentowania transakcji 35

2 1 Standardowy model uprawnień w KSeF 39

2 2 Model uprawnień w KSeF dla jednostki samorządu terytorialnego 40

2 2 1 Uprawnienia w jednostce podległej 41

2 2 2 Uprawnienia w jednostce zewnętrznej 42

3 Decyzja o przejściu na elektroniczny obieg dokumentów 53

3 1 Dostosowanie wewnętrznych procedur 55

3 2 Określenie szczegółów technicznych koniecznych do wdrożenia

w systemie IT 58

3 3 Przeprowadzenie testów systemu w przygotowanym środowisku

testowym IT i przeszkolenie pracowników 59

3 4 Uruchomienie produkcyjne systemu IT 59

4 Praca w systemie tradycyjnym

(dokumenty drukowane w formie papierowej) po 1 lutego 2026 r 61

4 1 Dostosowanie wewnętrznych procedur w zakresie faktur z KSeF 61

4 1 1 Zasady korygowania dokumentów w systemie KSeF 65

4 1 2 Faktury wystawiane poza KSeF 65

4 1 3 Dokumenty podlegające wyłączeniu z KSeF 67

4 1 4 Elementy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych

pomiędzy jednostką obsługującą a jednostkami obsługiwanymi

miasta w KSeF 68

4 1 5 Załączniki do faktur 74

4 2 Określenie zasad wizualizacji faktur z KSeF 75

5 Wzór instrukcji obiegu dokumentów księgowych uwzględniający

wymagania KSeF 77

6 Faktura ustrukturyzowana – praktyczne zasady wypełniania schemy FA(3) 87

Podstawy prawne 161

Teksty aktów prawnych 163