Zgłaszanie nieprawidłowości i ochrona sygnalistów Kompendium wiedzy

Opis

Zgłaszanie nieprawidłowości i ochrona sygnalistów. Kompendium wiedzy. Procedura zgłoszeń wewnętrznych – Postępowanie wyjaśniające – Odpowiedzialność karna – inne zagadnienia – wzory dokumentów (z suplementem elektronicznym)

Wydawca:  Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp z o.o.

autor: dr hab. Beata Baran-Wesołowska (red.), dr Małgorzata Grześków, Piotr Kłosowski, Łukasz Łaguna

UWAGA – wszystkie podmioty zatrudniające 50 lub więcej pracowników

(niezależnie od formy zatrudnienia)

muszą wdrożyć procedury dotyczące zgłoszeń wewnętrznych określone w ustawie o ochronie sygnalistów.

Czy wiesz, jak to zrobić?

Czy wiesz, że za brak procedury grozi kara nawet do 5.000 zł?

Kompendium wiedzy na temat zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów omawia przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928), która wdraża do polskiego porządku prawnego przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Przepisy te wprowadziły wiele nowych obowiązków dla podmiotów prywatnych oraz podmiotów publicznych, które muszą wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłaszania informacji o naruszeniach prawa oraz podejmować działania następcze – prowadzić wewnętrzne postępowania wyjaśniające.

Treść tych przepisów, podobnie jak i ich interpretacja od początku wzbudzały wiele wątpliwości, utrudniając ich zastosowanie w praktyce.

Autorzy w sposób przejrzysty i praktyczny przedstawili wszystkie najważniejsze instytucje prawne objęte ustawą o ochronie sygnalistów, dokonując analizy prawnej oraz interpretacji niejasnych i budzących wątpliwości przepisów. Omówiono m.in. takie zagadnienia, jak:

• katalog osób mogących dokonać zgłoszenia nieprawidłowości,
• katalog obszarów podlegających zgłoszeniu,
• możliwe drogi zgłaszania nieprawidłowości (zgłoszenia wewnętrzne, zgłoszenia zewnętrzne, ujawnienie publiczne),
• wewnętrzny system zgłaszania, sposób jego przyjęcia, wdrożenie i kluczowe elementy – w tym procedura zgłoszeń wewnętrznych,
• działania następcze (postępowania wyjaśniające) w przypadku zgłoszenia naruszenia,
• ochrona danych osobowych w wewnętrznym systemie zgłaszania,
• ochrona sygnalisty,
• odpowiedzialność karna za brak wdrożenia przepisów ustawy.

Dużym atutem opracowania są liczne przykłady, które ułatwiają zrozumienie i zastosowanie przepisów, oraz wzory niezbędnych dokumentów: wzór procedury zgłoszeń wewnętrznych, wzór zgłoszenia naruszenia, wzór potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, wzór rejestru zgłoszeń, wzór formularza zgłoszenia działań odwetowych, wzór upoważnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń.

Integralną częścią publikacji jest suplement elektroniczny, który zawiera zamieszczone w książce wzory w formacie MS Word umożliwiającym ich edycję i dostosowanie ich treści do indywidualnych potrzeb. Plik suplementu można pobrać przez Internet – instrukcja postępowania znajduje się w książce. Zainstalowanie suplementu wymaga systemu operacyjnego Windows.

2.   Wewnętrzny system zgłaszania nieprawidłowości w szerszym kontekście
3.   Przyjęcie wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości
4.   Treść procedury zgłoszeń wewnętrznych – zgłoszenie naruszenia i kwestie powiązane
5.   Treść procedury zgłoszeń wewnętrznych – działania następcze
6.   Pozostałe obowiązki informacyjne – elementy obligatoryjne procedury zgłoszeń wewnętrznych
7.   Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
8.   Treść procedury zgłoszeń wewnętrznych – elementy fakultatywne

Ochrona sygnalisty
Małgorzata Grześków
1.   Pojęcie ochrony
2.   Zakaz działań odwetowych
3.   Ochrona poufności tożsamości (sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu)
4.   Konstrukcje prawne wzmacniające skuteczność regulacji
5.   Wsparcie dla sygnalistów

Ochrona danych osobowych w wewnętrznym systemie zgłaszania nieprawidłowości
Łukasz Łaguna
1.   Zasady przetwarzania danych osobowych w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych
2.   Obowiązek zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty
3.   Zasady upoważnienia podmiotu  zewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów w kontekście ochrony danych osobowych

Odpowiedzialność karna na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów
Piotr Kłosowski
1.   Sankcje karne za utrudnianie zgłoszeń oraz stosowanie odwetu wobec podmiotów chronionych
2.   Sankcje karne za ujawnienie tożsamości
3.   Przepisy ustanawiające sankcje karne za dokonanie fałszywego zgłoszenia
4.   Sankcje karne związane z obowiązkami dotyczącymi procedury zgłoszeń wewnętrznych
5.   Adresaci sankcji karnych oraz przesłanki odpowiedzialności karnej

Wzory dokumentów
Procedura zgłoszeń wewnętrznych
Upoważnienie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych .
Zgłoszenie naruszenia
Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Zgłoszenie działań odwetowych

Wykaz aktów prawnych

Wykaz orzecznictwa

Wykaz literatury

Ustawa o ochronie sygnalistów