Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 2022 ODDK

Opis

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz świadczenie urlopowe z uwzględnieniem prawa podatkowego i prawa ubezpieczeń społecznych. Poradnik z wzorami dokumentów (z suplementem elektronicznym)

Autorzy:Oliwia Małecka

Wydawca:  Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp z o.o.

 

Kompleksowe i praktyczne omówienie działania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – komentarze, wskazówki, podpowiedzi, wzory dokumentów pomocne dla każdego pracodawcy.

Decyzja o tworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w wielu sytuacjach należy do pracodawcy – warto skorzystać z tej możliwości z uwagi na znaczne korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracowników. Świadczenia wypłacane z funduszu korzystają z licznych zwolnień z podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne, a dobrze realizowana działalność socjalna to ciekawy pomysł na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy.

W poszczególnych rozdziałach publikacji dokładnie omówiono wszystkie zagadnienia związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, m.in.:

• zasady tworzenia,
• możliwości i warunki odstąpienia od tworzenia funduszu,
• krąg osób uprawnionych do świadczeń z funduszu,
• zasady finansowania i dokonywania odpisów na ZFŚS,
• świadczenia, które mogą być przyznawane z funduszu wraz z zasadami ich opodatkowania i oskładkowania,
• zasady tworzenia regulaminu wraz z przykładowym wzorem,
• zasady wypłaty świadczenia urlopowego.

Każdemu zagadnieniu towarzyszą interpretacje organów podatkowych i orzeczenia sądowe, a także lista pytań i odpowiedzi – są to rzeczywiste problemy pojawiające się na szkoleniach dla osób zajmujących się sprawami pracowniczymi.

Ogromną zaletą publikacji jest bogaty zbiór wzorów dokumentów – regulaminów, zarządzeń, wniosków, które ułatwią codzienną pracę, w tym dodatkowe wzory związane z funkcjonowaniem ZFŚS w okresie pandemii COVID-19.

Wszystkie wzory zamieszczono dodatkowo w suplemencie elektronicznym w edytowalnej formie (format MS Word); plik suplementu można pobrać przez Internet, postępując zgodnie z instrukcją zamieszczoną w książce; zainstalowanie suplementu wymaga systemu operacyjnego Windows.

Publikacja uwzględnia stan prawny na 1 lutego 2022 r.

 

Spis treści

Wykaz skrótów 9

Wstęp . . . . . . . . 11

Rozdział 1. Tworzenie ZFŚS 15

1.1. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników 17

1.2. Pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników . . . .. 18

1.3. Pracodawcy zatrudniający poniżej 20 pracowników 20

1.4. Sposób liczenia pracowników na potrzeby tworzenia ZFŚS 20

1.5. Rozpoczęcie działalności w trakcie roku kalendarzowego 24

1.6. Pytania i odpowiedzi 24

Rozdział 2. Odstąpienie od tworzenia funduszu socjalnego –

warunki i terminy 27

2.1. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników 27

2.2. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników 29

2.3. Nietworzenie ZFŚS u pracodawców, u których nie działają

związki zawodowe . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

2.4. Termin poinformowania pracowników o nietworzeniu funduszu . . .. 33

2.5. Możliwość zawieszenia działalności socjalnej w formie ZFŚS

w czasie epidemii COVID-19 34

2.6. Pracodawcy sfery budżetowej – obowiązkowo czy dobrowolnie? 36

2.7. Orzecznictwo i interpretacje 38

2.8. Pytania i odpowiedzi 40

Rozdział 3. Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS 45

3.1. Pracownicy i ich rodziny 46

3.2. Emeryci, renciści i ich rodziny . . . . 48

3.3. Inne osoby uprawnione . . . .  . 49

3.4. Orzecznictwo i interpretacje 51

3.5. Pytania i odpowiedzi 53

Rozdział 4. Finansowanie ZFŚS 57

4.1. Podstawowy odpis na fundusz 57

4.2. Wysokość odpisu podstawowego i możliwość jego zwiększeń 66

4.3. Obliczanie przeciętnej liczby zatrudnionych w celu odpisu na ZFŚS 75

4.4. Odpis na fundusz w okresie epidemii COVID-19 78

4.5. Terminy dokonywania wpłat na fundusz 80

4.6. Korygowanie odpisu na fundusz . . . . . . 81

4.7. Ustalanie odpisu na ZFŚS w szkołach i szkołach wyższych 82

4.8. Źródła finansowania środków ZFŚS . . .  . 84

4.9. Środki funduszu w razie przejęcia zakładu pracy

przez innego pracodawcę . . . . . . 87

4.10. Orzecznictwo i interpretacje 88

4.11. Pytania i odpowiedzi 92

Rozdział 5. Składki na ubezpieczenia społeczne a świadczenia z ZFŚS 97

5.1. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym

z tytułu świadczeń z ZFŚS 97

5.2. Orzecznictwo i interpretacje 100

5.3. Pytania i odpowiedzi 109

Rozdział 6. Finansowanie lub dofinansowanie świadczeń z ZFŚS – przykłady 113

6.1. Usługi na rzecz różnych form wypoczynku – wczasy, kolonie, obozy,

zimowiska, wycieczki 114

6.2. Działalność kulturalno-oświatowa – bilety wstępu na koncerty,

do kina, teatru, opery, organizowanie imprez kulturalnych

w zakładzie pracy 119

6.3. Działalność sportowo-rekreacyjna 120

6.4. Imprezy integracyjne organizowane przez pracodawcę 121

6.5. Opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach

oraz innych formach wychowania przedszkolnego 123

6.6. Pomoc materialna w formie rzeczowej lub pieniężnej – zapomogi

w razie zdarzeń losowych, bony towarowe, paczki dla dzieci . . . . . . . . . 123

6.7. Zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe – na budowę,

remont, modernizację mieszkania, zakup mieszkania . . .  . 127

6.8. Orzecznictwo i interpretacje 129

6.9. Pytania i odpowiedzi 134

Rozdział 7. Uzależnienie świadczeń z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej

i materialnej osoby uprawnionej . .  . 137

7.1. Wyjaśnienie podstawowych pojęć . .  . 137

7.2. Sposób liczenia dochodu osób uprawnionych 142

7.3. Dokumentowanie indywidualnej sytuacji osób uprawnionych i RODO 143

7.4. Obowiązek corocznego przeglądu danych i usuwanie danych zbędnych 147

7.5. Obowiązek archiwizacji wytworzonej dokumentacji w podmiotach

publicznych 150

7.6. Sankcje za podanie przez uprawnionego nieprawdziwych danych . .151

7.7. Orzecznictwo i interpretacje 154

7.8. Pytania i odpowiedzi 161

Rozdział 8. Świadczenia z funduszu a podatek dochodowy

od osób fizycznych 165

8.1. Opodatkowanie świadczeń z ZFŚS – zasady ogólne 165

8.2. Zwiększenie limitu zwolnień podatkowych w okresie COVID-19 . . . . . . 166

8.3. Opodatkowanie świadczeń emerytów i rencistów korzystających z ZFŚS . . 169

8.4. Orzecznictwo i interpretacje 170

8.5. Pytania i odpowiedzi 173

Rozdział 9. Administrowanie środkami ZFŚS 177

9.1. Powoływanie komisji socjalnych . . . . 177

9.2. Rola pracodawcy w administrowaniu środkami funduszu 180

9.3. Odrębny rachunek funduszu . .. . 181

9.4. Niewykorzystane środki funduszu w danym roku kalendarzowym 183

9.5. Egzekucja środków z funduszu . . . . . 183

9.6. Orzecznictwo i interpretacje 184

9.7. Pytania i odpowiedzi 186

Rozdział 10. Regulamin ZFŚS 189

10.1. Obowiązkowe i fakultatywne zapisy regulaminu . . . 190

10.2. Sposób tworzenia regulaminu, jego przyjmowania

i wprowadzania zmian 191

10.3. Preliminarz – plan przychodów i wydatków funduszu 193

10.4. Termin wejścia regulaminu w życie 194

10.5. Obowiązki informacyjne pracodawcy . .  194

10.6. Orzecznictwo i interpretacje 195

10.7. Pytania i odpowiedzi 197

Rozdział 11. Świadczenie urlopowe 201

11.1. Prawo do otrzymania świadczenia urlopowego 201

11.2. Rezygnacja z wypłacania świadczenia urlopowego – zasady i terminy 202

11.3. Wysokość świadczenia urlopowego, w tym dla osób zatrudnionych

w niepełnym wymiarze czasu pracy . .  . 204

11.4. Termin wypłaty świadczenia urlopowego . .  206

11.5. Świadczenie urlopowe dla nauczycieli . .  . 207

11.6. Nienależnie pobrane świadczenie urlopowe 207

11.7. Świadczenie urlopowe a system ubezpieczeń społecznych i podatki . . 210

11.8. Świadczenie urlopowe w okresie epidemii COVID-19 213

11.9. Orzecznictwo i interpretacje 214

11.10. Pytania i odpowiedzi . .  215

Rozdział 12. Przekazanie świadczeń socjalnych osobie uprawnionej . 219

12.1. Przelewy, przekazy pieniężne i gotówka . . . . 219

12.2. Przekazywanie pomocy niepieniężnej . .  220

12.3. Pytania i odpowiedzi 221

Rozdział 13. Wspólna działalność socjalna kilku pracodawców 223

13.1. Treść umowy pomiędzy pracodawcami . . . . 224

13.2. Zasady administrowania wspólną działalnością socjalną . . . 225

13.3. Określenie podmiotu pobierającego zaliczkę na podatek dochodowy . . 225

13.4. Orzecznictwo i interpretacje 226

13.5. Pytania i odpowiedzi 229

Rozdział 14. Finansowanie działalności socjalnej pracodawcy 231

14.1. Pracodawca będący płatnikiem VAT 231

14.2. Koszty uzyskania przychodu w przypadku tworzenia ZFŚS 232

14.3. Świadczenie urlopowe a koszt uzyskania przychodu pracodawcy 234

14.4. Orzecznictwo i interpretacje 235

Rozdział 15. Uprawnienia kontrolne

w zakresie działalności socjalnej pracodawcy 245

15.1. Podmioty kontrolujące 245

15.2. Zakres kar 248

15.3. Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców tworzących ZFŚS

lub wypłacających świadczenia urlopowe – przykłady 249

15.4. Pytania i odpowiedzi 250

Wzory dokumentów 253

Wykaz aktów prawnych 315

 

Spis zawartości suplementu elektronicznego:

1. Zarządzenie wprowadzające nowy regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

2. Przykładowy regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

3. Regulamin pracy komisji socjalnej ZFŚS

4. Upoważnienie członka komisji socjalnej do przetwarzania danych osobowych

5. Oświadczenie członka komisji socjalnej ZFŚS

6. Wniosek o pożyczkę mieszkaniową

7. Umowa o pożyczkę mieszkaniową z pracownikiem

8. Wniosek o zapomogę pieniężną / pomoc rzeczową z ZFŚS

9. Wniosek o dofinansowanie wypoczynku – tzw. wczasy pod gruszą

10. Wniosek o dofinansowanie do wypoczynku dziecka do 18. roku życia

11. Wniosek o świadczenie przyznawane w zakresie działalności socjalnej o charakterze sportowo-rekreacyjnym

12. Wniosek o świadczenie przyznawane w zakresie działalności socjalnej o charakterze kulturalno-oświatowym

13. Oświadczenie o spełnianiu kryterium socjalnego wymaganego przy ubieganiu się o świadczenie z ZFŚS

14. Wniosek zakładowej organizacji związkowej o utworzenie ZFŚS u pracodawcy zatrudniającego od 20 do 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty

15. Powołanie członków komisji socjalnej u pracodawcy

16. Umowa o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej

17. Informacja dla pracowników o nietworzeniu ZFŚS u pracodawcy, u którego nie funkcjonuje regulamin wynagradzania, ale ZFŚS był tworzony w latach poprzednich (zatrudniającego poniżej 50 pracowników)

18. Protokół dodatkowy do układu zbiorowego w sprawie nietworzenia funduszu

19. Wniosek o zarejestrowanie protokołu dodatkowego do zakładowego układu zbiorowego pracy

20. Informacja dla pracowników o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego

21. Aneks do regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia ZFŚS

22. Porozumienie z reprezentatywnymi związkami zawodowymi w sprawie zawieszenia tworzenia i funkcjonowania ZFŚS w okresie epidemii COVID-19 (dla pracodawców, u których zapisy o ZFŚS nie znajdują się w regulaminie wynagradzania)

23. Porozumienie z reprezentatywnymi związkami zawodowymi w sprawie zawieszenia tworzenia i funkcjonowania ZFŚS w okresie epidemii COVID-19 (dla pracodawców, u których zapisy o ZFŚS znajdują się w regulaminie wynagradzania)

24. Porozumienie z reprezentatywnymi związkami zawodowymi w sprawie zawieszenia dokonywania odpisu podstawowego na ZFŚS w okresie epidemii COVID-19 (dla pracodawców, u których zapisy dotyczące odpisu podstawowego znalazły się w regulaminie wynagradzania)

25. Porozumienie z reprezentatywnymi związkami zawodowymi w sprawie zawieszenia dokonywania odpisu podstawowego na ZFŚS w okresie epidemii COVID-19 (dla pracodawców, u których zapisy dotyczące odpisu podstawowego nie znalazły się w regulaminie wynagradzania)

26. Porozumienie z reprezentatywnymi związkami zawodowymi w sprawie zawieszenia wypłat świadczenia urlopowego u pracodawcy w okresie epidemii COVID-19 (dla pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia ZFŚS)

27. Informacja dla pracowników o niestosowaniu zapisów regulaminu wynagradzania ustalających wyższą wysokość odpisu na ZFŚS w okresie epidemii COVID-19

28. Zarządzenie pracodawcy w sprawie zawieszenia wykonywania działalności socjalnej w okresie pandemii COVID-19 (pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe)

29. Zasady corocznego przeglądu danych osobowych gromadzonych na potrzeby ZFŚS

30. Preliminarz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

31. Wzór pozwu o przekazanie należnych środków na ZFŚS

32. Klauzula informacyjna RODO dla osoby uprawnionej ubiegającej się o świadczenie z ZFŚS