Kadry i płace 2023 obowiązki pracodawców, rozliczanie świadczeń ODDK

Kadry i płace 2024 – obowiązki pracodawców, rozliczanie świadczeń pracowniczych, dokumentacja kadrowa, podatkowa i ZUS

autorzy: Agnieszka Jacewicz, Danuta Małkowska

Wydawnictwo ODDK

 

Rozliczenia wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców w 2024 r.

–  komentarze, przykłady, interpretacje ważne dla każdego pracodawcy

Praktyczny przewodnik kompleksowo przedstawia problematykę kadrowo-płacową – od zatrudnienia, poprzez wyliczenie poszczególnych składników wynagrodzenia, umowy cywilnoprawne, po zwolnienie z pracy. Zawiera wszystko, co potrzebne przy rozliczaniu wynagrodzeń pracowników:

• omówienie wszystkich nowości w rozliczeniach pracowniczych na 2024 rok,
• szczegółowe przykłady liczbowe oparte na rzeczywistych sytuacjach i trudnych problemach,
• bogatą dokumentację kadrową, podatkową i ZUS – z przykładami wypełnienia druków.

Autorki podpowiadają m.in.:

• jak prawidłowo zastosować nowe przepisy,
• jak wyliczyć wynagrodzenia w różnych sytuacjach,
• jak opodatkować poszczególne składniki wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych,
• jakie dokumenty należy sporządzić przy zatrudnianiu pracownika i przy jego zwolnieniu,
• jak rozliczyć osoby pracujące na umowę-zlecenie i o dzieło.

Stan prawny – 1 stycznia 2024 r.

Najważniejsze zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2024 r., uwzględnione w bieżącym wydaniu książki, w tym:

• zmiany w zasadach ustalania płacy minimalnej,
• dwukrotna zmiana wynagrodzenia minimalnego w 2024 r. i jej konsekwencje przy ustalaniu różnych świadczeń pracowniczych,
• nowe zasady obliczania potrąceń z wynagrodzeń pracowników,
• nowe interpretacje dotyczące wysokości kosztów uzyskania przychodów dla pracowników na pracy zdalnej,
• przykłady naliczania wynagrodzenia za czas zwolnień od pracy z powodu działania siły wyższej,
• nowe zasady składania dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia w razie choroby i macierzyństwa,
• nowa wysokość odpisu na ZFŚS i świadczenia urlopowego.

Publikacja polecana zarówno osobom rozpoczynającym karierę zawodową w dziale płacowym czy finansowym, jak i doświadczonym pracownikom tych działów

 

Spis treści

Wykaz skrótów . . .11

Wstęp . . . .  . 13

Rozdział I

NAWIĄZANIE STOSUNKU PRACY

1. Charakterystyka i zasady nawiązania stosunku pracy . . . 16

1.1. Istota stosunku pracy . .  16

1.2. Wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy – praca zdalna . .. 22

1.3. Zanim dojdzie do podpisania umowy o pracę . .29

1.4. Zawarcie umowy o pracę . . . . 31

2. Obowiązki pracodawcy wobec nowo zatrudnionych . . . 34

2.1. Badania profilaktyczne . . . 35

2.2. Zapoznanie z aktami prawa wewnętrznego oraz przepisami RODO . .  36

2.3. Dokumentacja pracownicza . . . . 44

2.4. Bezpieczeństwo i higiena pracy . . . . 55

2.5. Ustalenie stażu pracy nowo zatrudnionego pracownika . . . 57

2.6. Obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego

oraz podatku dochodowego . . .. 57

2.7. Obowiązki informacyjne zakładu pracy wobec komornika . . 61

3. Sankcje za naruszenie prawa pracy . .  . 62

3.1. Odpowiedzialność pracodawcy . . . . 62

3.2. Odpowiedzialność osoby prowadzącej sprawy kadrowe . .. . 65

3.3. Upoważnienie pracownika do przetwarzania danych osobowych . .. 66

4. Ochrona danych osobowych – stosowanie RODO w sprawach pracowniczych . . 67

5. Przykład – przyjęcie pracownika do pracy . . 74

6. Inne formy angażowania pracowników . . . . 87

6.1. Zatrudnianie młodocianych . .87

6.2. Praktyka absolwencka . . .94

Rozdział II

WYNAGRODZENIE ZE STOSUNKU PRACY

1. Wynagrodzenie za pracę i zasady jego ustalania . . . . 100

1.1. Istota wynagrodzenia i jego elementy składowe . . . 100

1.2. Termin i sposób wypłaty wynagrodzenia . . . . 102

1.3. Ochrona wynagrodzenia za pracę . . 103

1.4. Wynagrodzenie minimalne .. . 103

2. Czas pracy i jego ewidencja . . .. 106

2.1. Normy i wymiar czasu pracy . . .. 107

2.2. Systemy czasu pracy . .  . 116

2.3. Ewidencja czasu pracy .. 120

2.4. Praca w dni świąteczne i w porze nocnej . . . 124

2.5. Czas pracy kadry kierowniczej . . . . 129

2.6. Odpoczynek i przerwy w pracy . . .. 130

3. Praca w godzinach nadliczbowych . . .  136

3.1. Istota pracy w godzinach nadliczbowych . . . 136

3.2. Ustalenie przekroczenia norm czasu pracy . . . 137

3.3. Rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych . . 141

Rozdział III

ROZLICZANIE I DOKUMENTOWANIE WYNAGRODZEŃ

1. Procedura naliczania wynagrodzenia . . 150

1.1. Ustalenie przychodu pracownika . . . 150

1.2. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika . .  . 151

1.3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne . . .  157

1.4. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych

– rozliczenie z urzędem skarbowym . . .  158

1.5. Wpłaty na pracownicze plany kapitałowe (PPK) . .  . 202

1.6. Pozostałe potrącenia obowiązkowe z wynagrodzeń .  . 212

1.7. Wynagrodzenie w walucie obcej . . . 223

2. Składki finansowane przez pracodawcę . . .  225

2.1. Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe) .  226

2.2. Składki na fundusze pozaubezpieczeniowe (FP, FS, FGŚP, FEP) .. 233

3. Dokumentacja związana z wynagrodzeniem pracownika . . . 245

3.1. Dokumentacja i opłacanie składek ZUS . .. 245

3.2. Dokumentacja wynagrodzeń . . .  . 252

3.3. Przechowywanie dokumentacji wynagrodzeń . . . 256

4. Przykład miesięcznego rozliczenia wynagrodzeń . . .. 260

5. Wynagrodzenie pracownika delegowanego za granicę .  . 271

5.1. Zasady delegowania pracowników za granicę . .  271

5.2. Zasady opodatkowania wynagrodzenia za pracę w przypadku oddelegowania

za granicę . . .. 273

5.3. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym od przychodów z pracy

uzyskanych za granicą . . . 278

Rozdział IV

WYNAGRODZENIE ZA CZAS NIEWYKONYWANIA PRACY

1. Urlop wypoczynkowy . . .. 286

1.1. Nabycie prawa, wymiar i zasady udzielania urlopu . . . . 287

1.2. Wynagrodzenie za czas urlopu . . . 296

1.3. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop . .. 303

2. Inne dni wolne od pracy . .308

2.1. Urlopy okolicznościowe .  . 308

2.2. Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej . . . 314

2.3. Urlop opiekuńczy . . . 315

2.4. Urlop bezpłatny . . .. 317

2.5. Urlop wychowawczy . . . 318

3. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy . . . 326

3.1. Ustalanie prawa do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego . . .. 326

3.2. Zasady obliczania wynagrodzenia (i zasiłku) za czas niezdolności do pracy . .. 331

3.3. Zasady obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca . .. 344

3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe świadczeń za czas choroby ….347

4. Przykłady obliczania wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy .  350

Rozdział V

ŚWIADCZENIA SPOŁECZNE I SOCJALNE PRZYSŁUGUJĄCE PRACOWNIKOM

1. Świadczenia z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa .  370

1.1. Świadczenia związane z chorobą ubezpieczonego . . . 373

1.2. Świadczenia z ubezpieczenia chorobowego związane z opieką nad dzieckiem

lub innym członkiem rodziny . . . 390

1.3. Przykłady obliczania zasiłków z ubezpieczenia społecznego . . . 418

2. Świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego . .. 432

3. Pozostałe świadczenia z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych . . . 434

3.1. Świadczenie przedemerytalne . . . 434

3.2. Zasiłek pogrzebowy . .. 436

3.3. Renta rodzinna . . . . 438

4. Świadczenia socjalne zagwarantowane w Kodeksie pracy . .. . 438

4.1. Odszkodowania i rekompensaty z tytułu utraty pracy . . . 438

4.2. Odprawy rentowe i emerytalne . .. 440

4.3. Odprawa pośmiertna . . 442

4.4. Ujęcie składkowe i podatkowe odpraw, odszkodowań, rekompensat .  443

Rozdział VI

ROCZNE ROZLICZENIE Z URZĘDEM SKARBOWYM

W ZAKRESIE PODATKU DOCHODOWEGO

1. Deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R) . .446

2. Informacja roczna o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy

(PIT-11) . . .. 446

3. Roczne rozliczenie podatku dochodowego . . . 451

4. Przykład rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych . 453

Rozdział VII

OCHRONA STOSUNKU PRACY.

ROZWIĄZANIE I WYGAŚNIĘCIE UMOWY O PRACĘ

1. Ustanie stosunku pracy . 462

1.1. Ochrona stosunku pracy przed zwolnieniem . . 462

1.2. Wypowiedzenie stosunku pracy . .  469

1.3. Wygaśnięcie umowy o pracę . . . 475

2. Obowiązki pracodawcy związane z rozwiązaniem umowy o pracę . . 481

2.1. Obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy . .. 481

2.2. Obowiązki związane z rozliczeniami publicznoprawnymi .  487

2.3. Pomoc pracodawcy w sprawach emerytalno-rentowych .  489

2.4. Przykład – zwolnienie pracownika z pracy . . 490

3. Upadłość lub likwidacja zakładu pracy … 502

3.1. Obowiązki pracodawcy w przypadku likwidacji zakładu . . 502

3.2. Uprawnienia pracowników zlikwidowanego pracodawcy . 507

3.3. Przywrócenie do pracy . .510

Rozdział VIII

POZAPŁACOWE ŚWIADCZENIA PRACOWNICZE

1. Podróże służbowe pracowników . .  514

1.1. Krajowe podróże służbowe . . .517

1.2. Zagraniczne podróże służbowe . . 527

1.3. Ujęcie składkowe i podatkowe podróży służbowych .  532

2. Ryczałty i ekwiwalenty za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych .  535

2.1. Ryczałt za samochód . . . 536

2.2. Ekwiwalent za rzeczywiście przejechane kilometry . . 537

2.3. Ujęcie składkowe i podatkowe ryczałtów i ekwiwalentów samochodowych .. 538

3. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) . .  . 541

3.1. Istota i cel tworzenia funduszu . . 541

3.2. Podmioty tworzące fundusz ….545

3.3. Źródła i zasady tworzenia funduszu .. 546

3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe w zakresie ZFŚS . . . . 551

3.5. Świadczenie urlopowe . . . 554

4. Świadczenia związane z bezpieczeństwem i higieną pracy . .  . 555

5. Pozostałe świadczenia pracownicze . . . 558

5.1. Posiłki i napoje profilaktyczne . . . 558

5.2. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych . .  . 559

5.3. Ubiór służbowy . . . 566

5.4. Artykuły spożywcze na potrzeby pracowników . .. 567

5.5. Inne świadczenia rzeczowe, nieodpłatne lub częściowo nieodpłatne udzielane

pracownikom . .  567

5.6. Ujęcie składkowe i podatkowe pozostałych świadczeń pracowniczych . . 572

Rozdział IX

ROZLICZENIE I DOKUMENTACJA WYNAGRODZEŃ OSÓB

ZATRUDNIONYCH NA PODSTAWIE UMÓW CYWILNOPRAWNYCH

1. Charakterystyka umów cywilnoprawnych . 578

2. Zasady podlegania umów cywilnoprawnych ubezpieczeniom społecznym

i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz wypłatom na PPK . . . 604

2.1. Umowa-zlecenie . . 604

2.2. Umowa o dzieło . .  610

2.3. Zasady podlegania i rozliczania składek osób mających ustalone prawo

do emerytury lub renty z tytułu wykonywania pracy

na podstawie umowy-zlecenia . . 613

3. Rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS z tytułu umów cywilnoprawnych . 617

3.1. Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie

zdrowotne od umów-zleceń .. . 617

3.2. Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie

zdrowotne od umów o dzieło . 627

4. Rozliczenie płatnika z tytułu umów cywilnoprawnych zawartych

z własnym pracownikiem . .  . 632

5. Świadczenia z ubezpieczenia społecznego dla zleceniobiorców .  . 635

5.1. Warunki uzyskania świadczeń . .635

5.2. Zasady ustalania podstaw wymiaru zasiłków chorobowych . .. 637

6. Koszty podróży służbowej zleceniobiorcy . .. . 644

7. Przykłady rozliczania i dokumentowania wynagrodzeń osób zatrudnionych

na podstawie umowy-zlecenia i umowy o dzieło . . .. . 646

Wykaz aktów prawnych . . 665