Instrukcja wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w jednostce sektora finansów publicznych

Opis

Instrukcja wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w jednostce sektora finansów publicznych (z suplementem elektronicznym)

autor: Jarosław Jurga

Wydawnictwo ODDK

Krajowy System e-Faktur pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. System ten ma być obowiązkowo wdrożony od 1 lipca 2024 r.

Prawidłowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga przygotowania jednostki – szczególnie w zakresie stworzenia odpowiednich procedur i instrukcji postępowania, a także rozdzielenia zadań i uprawnień pomiędzy poszczególnych pracowników.

Autor opisuje m.in.:

• zasady powołania zespołu wdrożeniowego systemu KSeF w jednostce i podział zadań na poszczególne referaty/komórki
• analizę aktualnego modelu dokumentowania transakcji, w tym: delegowanie i nadawanie uprawnień użytkownikom z uwzględnieniem jednostki podległej i zewnętrznej,
• elektroniczny obieg dokumentów w jednostce, w tym: podjęcie odpowiednich decyzji, dostosowanie wewnętrznych procedur, określenie szczegółów technicznych koniecznych do wdrożenia w systemie IT
• pracę w systemie tradycyjnym (dokumenty drukowane w formie papierowej) po 1 lipca 2024 r., w tym

a) dostosowanie wewnętrznych procedur w zakresie faktur z KSeF (zasady korygowania dokumentów w systemie KSeF, faktury wystawiane poza KSeF, dokumenty podlegające wyłączeniu z KSeF, elementy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych pomiędzy jednostką obsługującą a jednostkami obsługiwanymi miasta w KSeF, załączniki do faktur),

b) określenie zasad wizualizacji faktur z KSeF.

Publikacja zawiera gotowe wzory instrukcji i zarządzeń, które pomogą wdrożyć KSeF w jednostce budżetowej, m.in.:

• zarządzenie w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur,
• instrukcję zarządzania uprawnieniami w ramach Krajowego Systemu e-Faktur,
• instrukcję obiegu dokumentów z uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.

Wszystkie wzory w wersji edytowalnej znajdują się w suplemencie elektronicznym. Zainstalowanie suplementu wymaga systemu operacyjnego Windows.

Spis treści

Wprowadzenie .. 7

1. Powołanie zespołu wdrożeniowego systemu KSeF . . . 10

2. Analiza aktualnego modelu dokumentowania transakcji . . 16

2.1. Standardowy model uprawnień w KSeF . .20

2.2. Model uprawnień w KSeF dla jednostki samorządu terytorialnego . 21

2.2.1. Uprawnienia w jednostce podległej . . . 23

2.2.2. Uprawnienia w jednostce zewnętrznej . . 23

3. Decyzja o przejściu na elektroniczny obieg dokumentów . .. 34

3.1. Dostosowanie wewnętrznych procedur .  36

3.2. Określenie szczegółów technicznych koniecznych do wdrożenia

w systemie IT . . 39

3.3. Przeprowadzenie testów systemu w przygotowanym środowisku

testowym IT i przeszkolenie pracowników . . 40

3.4. Uruchomienie produkcyjne systemu IT . . 40

4. Praca w systemie tradycyjnym

(dokumenty drukowane w formie papierowej) po 1 lipca 2024 r. .  41

4.1. Dostosowanie wewnętrznych procedur w zakresie faktur z KSeF . . 41

4.1.1. Zasady korygowania dokumentów w systemie KSeF . .. 45

4.1.2. Faktury wystawiane poza KSeF . . . 45

4.1.3. Dokumenty podlegające wyłączeniu z KSeF . .. 46

4.1.4. Elementy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych

pomiędzy jednostką obsługującą a jednostkami obsługiwanymi

miasta w KSeF . . . 47

4.1.5. Załączniki do faktur . .. 52

4.2. Określenie zasad wizualizacji faktur z KSeF . . . 52

5. Wzór instrukcji obiegu dokumentów księgowych uwzględniający

wymagania KSeF . . 54

Podstawy prawne . . 63

Teksty aktów prawnych . . . 64