Krajowy System e-Faktur Fakturowanie i ewidencjonowanie od 1 lutego 2026 r.

Krajowy System e-Faktur – rewolucyjna zmiana wprowadzająca obowiązkowe faktury elektroniczne. Wyjaśnienia praktyka pomogą wdrożyć KSeF w Twojej firmie.

Faktura stanowi fundamentalny dokument rozliczeniowy w obrocie gospodarczym. Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie powszechny obowiązek e-fakturowania przy wykorzystaniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ta rewolucyjna zmiana dotyczy bezpośrednio lub pośrednio wszystkich podatników VAT w Polsce, wpływając na liczne procesy wewnętrzne w firmach, a także na relacje  biur rachunkowych z ich klientami.

Wprowadzenie KSeF w firmie wymaga podjęcia wielu działań, w tym zaplanowania i podziału czynności na poszczególne działy oraz zaprojektowania i wdrożenia konkretnych rozwiązań. We właściwym  wypełnieniu tych obowiązków pomaga niniejsza publikacja.

Autor omawia kluczowe zagadnienia z obszaru fakturowania po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF (tzw. warstwy prawnej KSeF), w tym m.in.:

• obowiązek wystawiania e-faktur i przypadki wyłączenia  spod tego obowiązku,
• zasady doręczania faktur kontrahentom, w tym kontrahentom zagranicznym,
• zasady wystawiania i ewidencjonowania faktur zaliczkowych oraz korygujących,
• procesy fakturowania w trakcie awarii KSeF,
• zasady przeliczania faktur walutowych,
• kwestie archiwizowania dokumentów.

W publikacji nie zabrakło również rozdziału poświęconego podmiotom korzystającym z procedury VAT RR.

Komentarze i wyjaśnienia autora wzbogacają liczne przykłady i nawiązania do praktyki przedsiębiorstw.

Publikacja uwzględnia stan prawny obowiązujący od 1 lutego 2026 r.

 

Spis treści

Wykaz skrótów ..7

Wstęp ……9

Rozdział 1. Obowiązek wystawiania faktur ..11

1.1. Transakcje objęte obowiązkiem fakturowania …11

1.2. Termin wystawiania faktur ..12

1.3. Wystawianie faktur a obowiązek podatkowy …13

Rozdział 2. Obowiązek wystawiania e-faktur ..19

2.1. Co to jest e-faktura? ..19

2.2. Wystawienie i otrzymanie e-faktury …22

2.3. Przekazywanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF ..28

2.4. Autentyczność i integralność e-faktury…..32

2.5. Obligatoryjne e-fakturowanie – od kiedy? …32

2.6. Transakcje objęte obowiązkiem ..34

2.7. Transakcje dokonywane przez podmioty zagraniczne na terytorium kraju ..35

2.8. Sprzedaż w segmencie B2C ..36

2.9. Procedura OSS a KSeF….38

2.10. Procedura SOTI…..39

2.11. Procedura nieunijna dotycząca niektórych usług ….40

2.12. Szczególna procedura dotycząca przewoźników międzynarodowych ..40

2.13. Szczególne kategorie usług wyłączonych spod obowiązku e-fakturowania .41

2.14. Jak doręczyć kontrahentowi fakturę dokumentującą WDT

lub eksport towarów? ….42

2.15. Jak doręczyć zagranicznemu kontrahentowi fakturę dokumentującą

eksport usług? …..45

2.16. Jak doręczyć kontrahentowi zagranicznemu fakturę dokumentującą

sprzedaż krajową? ..46

2.17. Import towarów, import usług, WNT a faktury ustrukturyzowane….46

2.18. Samofakturowanie w dobie KSeF…47

2.19. Wystawianie faktur przez komorników i organy egzekucyjne ..49

2.20. Przedstawiciel podatkowy a KSeF…49

2.21. Nieodpłatne przekazanie towarów a faktura ustrukturyzowana ….50

2.22. Wynajem prywatny a KSeF …51

2.23. Wystawienie e-faktury a przychód w CIT/PIT …51

Rozdział 3. Faktury papierowe i elektroniczne …53

3.1. Faktury papierowe i elektroniczne a KSeF …53

3.2. Zasady dotyczące faktur papierowych i elektronicznych

od dnia 1 lutego 2026 r. …54

Rozdział 4. Awaria i niedostępność KSeF …57

4.1. Zagadnienia wprowadzające …..57

4.2. Awaria KSeF….57

4.3. Awaria po awarii…60

4.4. Data wystawienia i data otrzymania faktury wystawionej w trakcie awarii ….61

4.5. Awaria o szczególnym charakterze ….63

4.6. Niedostępność KSeF ….64

4.7. Data wystawienia oraz data otrzymania faktury wystawionej

w okresie niedostępności KSeF ….66

4.8. Awaria w trakcie trwania niedostępności KSeF ….67

4.9. Zaginięcie faktury wystawionej w okresie awarii lub niedostępności KSeF ..68

4.10. Awaria i niedostępność – alternatywne sposoby zachowania podatnika ….71

Rozdział 5. Faktury zaliczkowe …73

5.1. Obowiązek wystawiania faktur zaliczkowych, obowiązek podatkowy

i podstawa opodatkowania ..73

5.2. Otrzymanie przedpłaty w miesiącu wykonania świadczenia ..74

5.3. Otrzymanie kilku zaliczek a faktura zaliczkowa …75

5.4. E-faktury zaliczkowe…..76

5.5. E-faktury zaliczkowe na poczet WDT…..77

5.6. E-faktury zaliczkowe na poczet eksportu towarów ..77

5.7. E-faktury zaliczkowe na poczet eksportu usług …79

5.8. Zakres danych na fakturze zaliczkowej i fakturach końcowych ..79

Rozdział 6. Faktury korygujące ..83

6.1. Obowiązek wystawiania faktur korygujących oraz zakres danych ..83

6.2. Kiedy faktura korygująca musi zostać wystawiona

w formie ustrukturyzowanej? …84

6.3. Faktura korygująca do faktury korygującej …84

6.4. Faktury korygujące wystawiane od dnia 1 lutego 2026 r.

do faktur wystawionych przed tym dniem …85

6.5. Zakres danych na fakturze korygującej ….87

6.6. Zbiorcze faktury korygujące ..88

6.7. Noty korygujące do dnia 31 stycznia 2026 r. ..88

6.8. Noty korygujące od dnia 1 lutego 2026 r. ..90

6.9. KSeF a anulowanie faktur ….92

6.10. Korekty in minus w przypadku sprzedaży krajowej

dokumentowanej e-fakturą ….93

6.11. Korekty in minus – faktury papierowe lub elektroniczne ….93

6.12. Korekty in minus – faktury wystawione w okresie awarii

lub niedostępności KSeF ….97

6.13. Korekty in minus – faktury wystawione przez podatników korzystających

z trybu OFFLINE24 …98

6.14. Korekty in minus w przypadku WDT, eksportu towarów oraz eksportu usług

dokumentowanych e-fakturą ….98

6.15. Faktury korygujące in plus – sprzedaż krajowa….99

6.16. Faktury korygujące in plus – WDT, eksport towarów, eksport usług ..100

Rozdział 7. Faktury, w tym faktury korygujące, w walucie obcej ..101

7.1. Faktury w walucie obcej ..101

7.2. Faktura walutowa wystawiona w okresie awarii lub niedostępności KSeF .102

7.3. Przeliczanie faktur walutowych na zasadach CIT/PIT .104

7.4. Faktury korygujące w walucie obcej ..104

7.5. Zbiorcze faktury korygujące w walucie obcej..105

7.6. Faktury korygujące walutowe – podatnicy, którzy wybrali zasady

przeliczania w oparciu o CIT/PIT….106

Rozdział 8. Faktury uproszczone oraz faktury z tzw. drukarek fiskalnych …109

8.1. Faktury uproszczone – podstawowe informacje …109

8.2. Faktury uproszczone a KSeF…..110

8.3. Paragon z NIP jako faktura uproszczona a KSeF .110

8.4. Faktury z drukarek fiskalnych a KSeF ..111

Rozdział 9. Faktury wystawiane na żądanie a KSeF ..113

9.1. Wystawianie faktur na żądanie …113

9.2. Faktury wystawiane do paragonów o wartości powyżej 450 zł a KSeF ..114

9.3. Faktury do paragonów z NIP o wartości do 450 zł….115

9.4. Faktury imienne wystawiane do paragonów bez NIP .115

9.5. Wystawianie faktur do paragonów – obowiązki podatnika …116

Rozdział 10. Duplikaty faktur w dobie KSeF…117

10.1. Faktury w postaci ustrukturyzowanej ..117

10.2. Faktury w postaci elektronicznej ..118

10.3. Faktury w postaci papierowej ….119

10.4. Duplikaty faktur w przypadku sprzedaży komorniczej ..119

10.5. Duplikaty faktur w przypadku podmiotów, które zawarły umowę

o samofakturowaniu …120

10.6. Oznaczanie duplikatów faktur..120

10.7. Duplikaty wystawiane od dnia 1 lutego 2026 r. (1 kwietnia 2026 r.) do faktur

sprzed tego dnia….120

Rozdział 11. Nowe wymogi dotyczące oznaczania płatności ..123

11.1. Na czym polega nowy obowiązek?.123

11.2. Transakcje objęte nowym obowiązkiem .123

11.3. Faktury wystawione w okresie awarii …124

11.4. Faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF

oraz w trybie OFFLINE24….125

11.5. Jak sprawdzić status nabywcy? ….125

11.6. Formy płatności objęte nowym obowiązkiem….125

11.7. Od kiedy? ..126

11.8. Nowy obowiązek a faktury pro forma……126

11.9. Nowy obowiązek a faktury zaliczkowe ….126

11.10. Oznaczanie płatności za faktury objęte obowiązkiem split payment …127

Rozdział 12. Sankcje ustawowe …129

12.1. Zagadnienia wprowadzające …129

12.2. Uchybienia skutkujące sankcjami …130

12.3. Wysokość sankcji …131

12.4. Charakter sankcji administracyjnej i brak odpowiedzialności karnoskarbowej ..132

Rozdział 13. Archiwizowanie faktur w dobie KSeF …135

13.1. Archiwizowanie faktur – ustawa o rachunkowości …135

13.2. Archiwizowanie faktur w ustawie VAT po wprowadzeniu KSeF ..136

Rozdział 14. Skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT .141

Rozdział 15. Faktury VAT RR w dobie KSeF …143

15.1. Rolnik ryczałtowy ..143

15.2. Wystawianie faktur VAT RR a KSeF …144

15.3. Zakres danych na fakturze ..145

15.4. Oświadczenia o posiadaniu statusu rolnika ryczałtowego ..146

15.5. Termin wystawienia faktury VAT RR ….147

15.6. Faktury VAT RR korygujące ….148

15.7. Faktury VAT RR walutowe…..149

15.8. Rozliczenia nabywców w procedurze VAT RR …150

15.9. Obowiązki rolnika ryczałtowego….151