Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych z uwzględnieniem Krajowego Systemu e-Faktur

Gotowy wzór instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych dla jednostki sektora finansów publicznych z wprowadzeniem merytorycznym.

Autor przedstawia najważniejsze zagadnienia związane z prawidłowym przygotowaniem instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów w jednostkach budżetowych ze szczególnym uwzględnieniem kwestii związanych z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur, takich jak:

• zasady kontroli dowodów księgowych,
• weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym (własnych i obcych, dekretacja),
• KSeF – nadawanie uprawnień i obsługa faktur ustrukturyzowanych,
• zasady obiegu dokumentów (zewnętrznych i wewnętrznych),
• wystawianie i korygowanie faktur sprzedaży,
• inwentaryzacja i dokumenty z nią związane,
• odpowiedzialność materialna pracowników,
• archiwizacja i przechowywanie dokumentów (w tym od 1 lutego 2026 r. po wejściu w życie KSeF),
• archiwizacja a ochrona danych osobowych,
• kontrola wewnętrzna i odpowiedzialność za przestrzeganie instrukcji.

Integralną częścią publikacji jest gotowy wzór zarządzenia wewnętrznego – instrukcja ma charakter poglądowy i stanowi propozycję uporządkowanego modelu dokumentowania procesów obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostce sektora finansów publicznych. Jej treść powinna być każdorazowo dostosowana do indywidualnych potrzeb, struktury organizacyjnej oraz specyfiki działalności danej jednostki, tak aby umożliwiała realizację wymagań adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej opisanej w ustawie o finansach publicznych.

Wszystkie wzory w wersji edytowalnej znajdują się w suplemencie elektronicznym. Zainstalowanie suplementu wymaga systemu operacyjnego Windows

Spis treści

Wstęp …….7

1. Zasady ogólne …7

2. Dokumenty księgowe …8

3. Kontrola dowodów księgowych .9

3.1. Weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym ….10

3.2. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych dotycząca rozliczenia

inwestycji – wyciąg z polityki rachunkowości Ministerstwa Finansów ….11

3.3. Kontrola formalno-rachunkowa……13

3.4. Zatwierdzenie do wypłaty ….15

4. KSeF – nadawanie uprawnień i obsługa faktur ustrukturyzowanych ….16

4.1. Uwierzytelnienie dostępu do KSeF ..17

4.2. Wystawianie faktur sprzedaży w KSeF ……19

4.3. Odbiór faktur zakupu poprzez KSeF …..20

4.4. Postępowanie w razie niedostępności KSeF……22

4.5. Obieg dokumentów zewnętrznych (obcych) – faktury zakupu,

rachunki, umowy ….23

5. Ewidencja wpływu dokumentu księgowego …..24

6. Weryfikacja merytoryczna dokumentu obcego ….26

6.1. Przykład kontroli merytorycznej faktury za inwestycję …29

6.2. Przykład kontroli merytorycznej dokumentu z nieprawidłowościami ..30

7. Umowy cywilnoprawne jako dokumenty finansowe …30

8. Obieg dokumentów zewnętrznych (własnych) – faktury sprzedaży,

noty księgowe, dokumenty rozliczeniowe …..31

9. Wystawianie faktur sprzedaży …..32

10. Korygowanie faktur sprzedaży ..33

11. Noty księgowe po wejściu w życie KSeF …34

12. Dokumenty kasowe i bankowe ….35

13. Obieg dokumentów wewnętrznych – dokumenty księgowe wewnątrz jednostki….36

14. Dokumenty magazynowe i materiały ….37

15. Dokumenty dotyczące środków trwałych i wyposażenia ….37

16. Inwentaryzacja i dokumenty z nią związane …39

17. Zmiany osób materialnie odpowiedzialnych ..39

18. Odpowiedzialność materialna pracowników ….40

19. Archiwizacja i przechowywanie dokumentów…….41

20. Nowelizacja przepisów związanych z archiwizacją dokumentów

po wejściu w życie KSeF ..43

21. Archiwizacja a ochrona danych osobowych…..44

22. Kontrola wewnętrzna i odpowiedzialność za przestrzeganie instrukcji …..45

Zarządzenie kierownika jednostki sektora finansów publicznych w sprawie

wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych …49

Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych …..50

Załącznik do Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych –

Wzory dokumentów i formularzy…..71

Wzór 1. Formularz obiegu faktury elektronicznej …..71

Wzór 2. Rejestr faktur kosztowych z KSeF …73

Wzór 3. Zawiadomienie o nadaniu uprawnień do KSeF (ZAW-FA) ….74

Wzór 4. Protokół awarii KSeF ….75

Wzór 5. Ewidencja uprawnień do KSeF..76

Wzór 6. Miesięczne zestawienie faktur według trybów ..77

Wzór 7. Kontrolka weryfikacji kodów QR ….78

Wzór 8. Nota przekazania dokumentów do archiwum …79

Wzór 9. Raport problemów technicznych KSeF …….80

Wzór 10. Upoważnienie do obsługi KSeF ….81

Wzór 11. Zasady kontroli dokumentów księgowych ..82

Wzór 12. Karta kontroli dokumentu księgowego …….89