Kadry i płace 2023 – obowiązki pracodawców ODDK

Opis

Kadry i płace 2023 – obowiązki pracodawców, rozliczanie świadczeń pracowniczych, dokumentacja kadrowa, podatkowa i ZUS

autorzy: Agnieszka Jacewicz, Danuta Małkowska

Wydawnictwo ODDK

 

Rozliczenia wynagrodzeń po zmianach w 2023 r.

–  ważne zmiany dla każdego pracodawcy i pracownika!

Praktyczny przewodnik kompleksowo przedstawia problematykę kadrowo-płacową – od zatrudnienia, poprzez wyliczenie poszczególnych składników wynagrodzenia, umowy cywilnoprawne, po zwolnienie z pracy. Zawiera wszystko, co potrzebne przy rozliczaniu wynagrodzeń pracowników:

• omówienie wszystkich nowości w rozliczeniach pracowniczych na 2023 rok,
• szczegółowe przykłady liczbowe oparte na rzeczywistych sytuacjach i trudnych problemach,
• bogata dokumentacja kadrowa, podatkowa i ZUS – z przykładami wypełnienia druków.

Autorki podpowiadają m.in.:

• jak prawidłowo zastosować nowe przepisy;
• jak wyliczyć wynagrodzenia w różnych sytuacjach;
• jak opodatkować poszczególne składniki wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych;
• jakie dokumenty należy sporządzić przy zatrudnianiu pracownika i przy jego zwolnieniu;
• jak rozliczyć osoby pracujące na umowę-zlecenie i o dzieło.

Stan prawny – lipiec 2023 r.

W bieżącym wydaniu książki uwzględniono najważniejsze zmiany wprowadzone w trakcie 2023 r., w tym:

1. duże zmiany w uprawnieniach związanych z rodzicielstwem – wydłużenie urlopu rodzicielskiego i zmiana zasad udzielania urlopu rodzicielskiego, nowe zasady udzielania zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego;
2. wprowadzenie dodatkowego urlopu opiekuńczego oraz zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem z zachowaniem prawa do wynagrodzenia;
3. nowy wzór świadectwa pracy obowiązujący od 23 maja 2023 r.,
4. wprowadzenie nowych zasad elastycznej organizacji pracy dla pracowników-rodziców dzieci do lat 8,
5. kwota zmniejszająca podatek po zmianach:możliwość stosowania kwoty zmniejszającej podatek przez jednego, dwóch lub trzech płatników jednocześnie – konsekwencje dla płatników, zasady obliczania

   zasady stosowania kwoty zmniejszającej podatek i składania oświadczeń przy zbiegach umów u jednego pracodawcy (np. umowa o pracę i umowa- zlecenie, kilka umów-zlecenie itp.)

6. nowe oświadczenia PIT-2, PIT-2A i PIT-3 – zasady składania, wypełniania druków i konsekwencje dla pracodawcy i pracownika na podstawie nowych wyjaśnień Ministerstwa Finansów z dnia 30 grudnia 2022 r.
7. rozliczanie umów cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło) po zmianach w podatku dochodowym – prawidłowe stosowanie kwoty zmniejszającej podatek, obliczanie zaliczki na podatek od umów cywilnoprawnych, składanie oświadczeń mających wpływ na obliczenie podatku;
8. dwukrotna zmiana wysokości wynagrodzenia minimalnego w trakcie roku – konsekwencje w zakresie ustalania wynagrodzeń, wyliczania dodatku za pracę w porze nocnej, zasady obliczania maksymalnej kwoty potrąceń i ustalania kwoty wolnej od zajęcia,
9. nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej – zmiany w Kodeksie pracy, zasady organizacji, warunki wykonywania pracy zdalnej, konieczność wypłaty ekwiwalentów i pokrycia kosztów dla pracownika,
10. nowe wysokości diety w krajowych i zagranicznych podróżach służbowych,
11. nowe stawki kilometrówki za używanie pojazdów do celów służbowych od 17 stycznia 2023 r.
12. opodatkowanie świadczeń pracowniczych i stosowanie zwolnień od podatku dochodowego od osób fizycznych – zasady szczególne w okresie COVID-19 i po odwołaniu stanu epidemii,
13. zasady stosowania ulgi dla osób młodych poniżej 26 roku życia – na podstawie nowych wyjaśnień Ministerstwa Finansów z dnia 30 grudnia 2022 r.,
14. obliczanie zaliczki na podatek dochodowy i składki na ubezpieczenie zdrowotne przy niskich dochodach w połączeniu ze zmianami w podatku dochodowym od 1 stycznia 2023 r. – konieczność wyliczenia hipotetycznej zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z zasadami obowiązującymi na dzień 31 grudnia 2021 r. i prawidłowego ustalenia wysokości składki zdrowotnej.

Publikacja polecana zarówno osobom rozpoczynającym karierę zawodową w dziale płacowym czy finansowym, jak również doświadczonym pracownikom tych działów.

 

Spis treści

Wykaz skrótów . .  . 11

Wstęp . .. . 13

Rozdział I

NAWIĄZANIE STOSUNKU PRACY

1. Charakterystyka i zasady nawiązania stosunku pracy . . . 16

1.1. Istota stosunku pracy . . . 16

1.2. Wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy – praca zdalna . .. 22

1.3. Zanim dojdzie do podpisania umowy o pracę .. 29

1.4. Zawarcie umowy o pracę . . . 31

2. Obowiązki pracodawcy wobec nowo zatrudnionych . .. . 34

2.1. Badania profilaktyczne . .. 34

2.2. Zapoznanie z aktami prawa wewnętrznego oraz przepisami RODO .. 36

2.3. Dokumentacja pracownicza . . 44

2.4. Bezpieczeństwo i higiena pracy . . 54

2.5. Ustalenie stażu pracy nowo zatrudnionego pracownika . .. 56

2.6. Obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego

oraz podatku dochodowego . . . 57

2.7. Obowiązki informacyjne zakładu pracy wobec komornika . .. 61

3. Sankcje za naruszenie prawa pracy . . . 61

3.1. Odpowiedzialność pracodawcy .  61

3.2. Odpowiedzialność osoby prowadzącej sprawy kadrowe . .. 65

3.3. Upoważnienie pracownika do przetwarzania danych osobowych . . 66

4. Ochrona danych osobowych – stosowanie RODO w sprawach pracowniczych . . 67

5. Przykład – przyjęcie pracownika do pracy . .  74

6. Inne formy angażowania pracowników . . . 86

6.1. Zatrudnianie młodocianych . . . 86

6.2. Praktyka absolwencka . . . 92

Rozdział II

WYNAGRODZENIE ZE STOSUNKU PRACY

1. Wynagrodzenie za pracę i zasady jego ustalania .  . 98

1.1. Istota wynagrodzenia i jego elementy składowe . . 98

1.2. Termin i sposób wypłaty wynagrodzenia . .  . 100

1.3. Ochrona wynagrodzenia za pracę . . . 101

1.4. Wynagrodzenie minimalne . . .  . 101

2. Czas pracy i jego ewidencja . . . 104

2.1. Normy i wymiar czasu pracy . .  104

2.2. Systemy czasu pracy . . . 114

2.3. Ewidencja czasu pracy .  . 118

2.4. Praca w dni świąteczne i w porze nocnej . . . 122

2.5. Czas pracy kadry kierowniczej . . . 127

2.6. Odpoczynek i przerwy w pracy . .  . 128

3. Praca w godzinach nadliczbowych . .  . 134

3.1. Istota pracy w godzinach nadliczbowych . . 134

3.2. Ustalenie przekroczenia norm czasu pracy . . 135

3.3. Rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych .. 139

Rozdział III

ROZLICZANIE I DOKUMENTOWANIE WYNAGRODZEŃ

1. Procedura naliczania wynagrodzenia . . .. 148

1.1. Ustalenie przychodu pracownika . . 148

1.2. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika . .. 149

1.3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne .  . 155

1.4. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych

– rozliczenie z urzędem skarbowym . .157

1.5. Wpłaty na pracownicze plany kapitałowe (PPK) . . 200

1.6. Pozostałe potrącenia obowiązkowe z wynagrodzeń .  . 210

1.7. Wynagrodzenie w walucie obcej . .221

2. Składki finansowane przez pracodawcę . . 223

2.1. Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe) . . 224

2.2. Składki na fundusze pozaubezpieczeniowe (FP, FS, FGŚP, FEP) . . 231

3. Dokumentacja związana z wynagrodzeniem pracownika . . 243

3.1. Dokumentacja i opłacanie składek ZUS . . 243

3.2. Dokumentacja wynagrodzeń . . . 249

3.3. Przechowywanie dokumentacji wynagrodzeń .  . 254

4. Przykład miesięcznego rozliczenia wynagrodzeń . .. 258

5. Wynagrodzenie pracownika delegowanego za granicę . . 269

5.1. Zasady delegowania pracowników za granicę . .  . 269

5.2. Zasady opodatkowania wynagrodzenia za pracę w przypadku oddelegowania

za granicę .. 271

5.3. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym od przychodów z pracy

uzyskanych za granicą .  . 276

Rozdział IV

WYNAGRODZENIE ZA CZAS NIEWYKONYWANIA PRACY

1. Urlop wypoczynkowy . . 284

1.1. Nabycie prawa, wymiar i zasady udzielania urlopu . .. . 285

1.2. Wynagrodzenie za czas urlopu . . . .294

1.3. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop . . .301

2. Inne dni wolne od pracy . . . 306

2.1. Urlopy okolicznościowe . . .. 306

2.2. Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej . . . 312

2.3. Urlop opiekuńczy . . 312

2.4. Urlop bezpłatny . . .  . 314

2.5. Urlop wychowawczy . . . 315

3. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy . .  . 323

3.1. Ustalanie prawa do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego . . 323

3.2. Zasady obliczania wynagrodzenia (i zasiłku) za czas niezdolności do pracy .  328

3.3. Zasady obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca .  341

3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe świadczeń za czas choroby . .344

4. Przykłady obliczania wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy . .347

Rozdział V

ŚWIADCZENIA SPOŁECZNE I SOCJALNE PRZYSŁUGUJĄCE PRACOWNIKOM

1. Świadczenia z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa . . 362

1.1. Świadczenia związane z chorobą ubezpieczonego . .. 365

1.2. Świadczenia z ubezpieczenia chorobowego związane z opieką nad dzieckiem

lub innym członkiem rodziny . . 382

1.3. Przykłady obliczania zasiłków z ubezpieczenia społecznego . .. 408

2. Świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego .  . 424

3. Pozostałe świadczenia z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych . .. 426

3.1. Świadczenie przedemerytalne . . . . 426

3.2. Zasiłek pogrzebowy . . . 428

3.3. Renta rodzinna . .  . 430

4. Świadczenia socjalne zagwarantowane w Kodeksie pracy . . 430

4.1. Odszkodowania i rekompensaty z tytułu utraty pracy . . 430

4.2. Odprawy rentowe i emerytalne . . 432

4.3. Odprawa pośmiertna . .. 434

4.4. Ujęcie składkowe i podatkowe odpraw, odszkodowań, rekompensat . . . 435

Rozdział VI

ROCZNE ROZLICZENIE Z URZĘDEM SKARBOWYM

W ZAKRESIE PODATKU DOCHODOWEGO

1. Deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R) . .. 438

2. Informacja roczna o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy

(PIT-11) .. 438

3. Roczne rozliczenie podatku dochodowego . .. 443

4. Przykład rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych  445

Rozdział VII

OCHRONA STOSUNKU PRACY.

ROZWIĄZANIE I WYGAŚNIĘCIE UMOWY O PRACĘ

1. Ustanie stosunku pracy . . . 454

1.1. Ochrona stosunku pracy przed zwolnieniem .  . 454

1.2. Wypowiedzenie stosunku pracy . .  461

1.3. Wygaśnięcie umowy o pracę . .. 467

2. Obowiązki pracodawcy związane z rozwiązaniem umowy o pracę . . 473

2.1. Obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy . . . 473

2.2. Obowiązki związane z rozliczeniami publicznoprawnymi .  . 479

2.3. Pomoc pracodawcy w sprawach emerytalno-rentowych .  481

2.4. Przykład – zwolnienie pracownika z pracy . . 482

3. Upadłość lub likwidacja zakładu pracy . .  . 494

3.1. Obowiązki pracodawcy w przypadku likwidacji zakładu . .. 494

3.2. Uprawnienia pracowników zlikwidowanego pracodawcy . . 499

3.3. Przywrócenie do pracy . . . 502

Rozdział VIII

POZAPŁACOWE ŚWIADCZENIA PRACOWNICZE

1. Podróże służbowe pracowników . . . 506

1.1. Krajowe podróże służbowe . .  . 509

1.2. Zagraniczne podróże służbowe . . 519

1.3. Ujęcie składkowe i podatkowe podróży służbowych . . 524

2. Ryczałty i ekwiwalenty za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych . . 527

2.1. Ryczałt za samochód . . . 528

2.2. Ekwiwalent za rzeczywiście przejechane kilometry . . 529

2.3. Ujęcie składkowe i podatkowe ryczałtów i ekwiwalentów samochodowych . 530

3. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) . . . 533

3.1. Istota i cel tworzenia funduszu . .  . 533

3.2. Podmioty tworzące fundusz . . .537

3.3. Źródła i zasady tworzenia funduszu . . . 538

3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe w zakresie ZFŚS . .  . 543

3.5. Świadczenie urlopowe . . . 545

4. Świadczenia związane z bezpieczeństwem i higieną pracy . .. . 547

5. Pozostałe świadczenia pracownicze . . . 550

5.1. Posiłki i napoje profilaktyczne . . . 550

5.2. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych . .. 551

5.3. Ubiór służbowy . . . 558

5.4. Artykuły spożywcze na potrzeby pracowników . . . 558

5.5. Inne świadczenia rzeczowe, nieodpłatne lub częściowo nieodpłatne udzielane

pracownikom . . 559

5.6. Ujęcie składkowe i podatkowe pozostałych świadczeń pracowniczych . .. 564

Rozdział IX

ROZLICZENIE I DOKUMENTACJA

WYNAGRODZEŃ OSÓB ZATRUDNIONYCH

NA PODSTAWIE UMÓW CYWILNOPRAWNYCH

1. Charakterystyka umów cywilnoprawnych .. 570

2. Zasady podlegania umów cywilnoprawnych ubezpieczeniom społecznym

i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz wypłatom na PPK . . 596

2.1. Umowa-zlecenie . .  596

2.2. Umowa o dzieło . .. 602

2.3. Zasady podlegania i rozliczania składek osób mających ustalone prawo

do emerytury lub renty z tytułu wykonywania pracy

na podstawie umowy-zlecenia . . 605

3. Rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS z tytułu umów cywilnoprawnych . . 609

3.1. Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie

zdrowotne od umów-zleceń . .  . 609

3.2. Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie

zdrowotne od umów o dzieło .  . 619