Dokumentacja pracownicza 2024 – ponad 360 wzorów z komentarzem

Opis

Dokumentacja pracownicza 2024 – ponad 360 wzorów z komentarzem (z suplementem elektronicznym)

Autorzy: Renata Mroczkowska, Patrycja Potocka

Wydawnictwo: ODDK Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr

 

Kompletna i aktualna dokumentacja spraw pracowniczych przygotowana w wygodnej formie edytowalnych wzorów z komentarzami.

Zalety publikacji:

• opracowana na podstawie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369 z późn. zm.)
• jedyna na rynku tak wszechstronna dokumentacja spraw pracowniczych,
• pełny zakres spraw: umowy, wnioski, regulaminy, informacje, oświadczenia, rejestry i inne druki wykorzystywane na wszystkich etapach świadczenia pracy – od zgłoszenia do odpowiednich inspekcji, poprzez analizę poszczególnych części akt osobowych oraz pism procesowych w prawie pracy, po umowy cywilnoprawne,
• opracowanie tak nietypowych spraw, jak regulamin użytkowania służbowych telefonów komórkowych z załącznikami, dokumentacja na okoliczność stawienia się pracownika pod wpływem środków odurzających i alkoholu, dokumentacja ochrony zasobów informatycznych, kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, procedura sporządzania odpisu świadectwa pracy i wiele innych,
• ponad 360 wzorów z instruktażowym komentarzem, co ułatwia ich dostosowanie do konkretnego przypadku,
• wszystkie wzory w pełni edytowalne (format MS Word) zamieszczone dodatkowo w suplemencie elektronicznym.

W najnowszym wydaniu na 2024 rok:

• ważne zmiany w zakresie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe,
• nowe zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej,
• konieczność aktualizacji informacji o warunkach wykonywania pracy zdalnej oraz aktualizacji oświadczeń pracowników o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
• konieczność odebrania od pracownika oświadczenia, że miejsce pracy zdalnej spełnia nowe wymagania BHP,
• nowa możliwość refundacji szkieł kontaktowych – instruktaż z pełną dokumentacją,
• nowe i ważne wytyczne Biura Informacji Głównego Inspektoratu Pracy oraz Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie pracy zdalnej,
• wskazówki Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• szczegółowe wyjaśnienia i wskazówki Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, jak zgodnie z prawem korzystać ze zwolnienia z powodu siły wyższej,
• nowa wysokość odpisu na ZFŚS i świadczenia urlopowego,
• dwukrotna zmiana wynagrodzenia minimalnego w 2024 r. i konsekwencje pracownicze,
• nowe zasady czasu pracy kierowców, zatrudniania kierowców i wynagradzania kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe,
• zmiany w zakresie opłat w postępowaniu sądowym dotyczącym spraw pracowniczych,
• nowy projekt ustawy o sygnalistach,
• pełna dokumentacja dotycząca zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników zarówno w ramach zwolnień grupowych, jak i indywidualnych.

Integralną częścią książki jest suplement elektroniczny, który zawiera wszystkie w pełni edytowalne wzory (format MS Word) oraz pomaga w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą. Plik suplementu można pobrać przez Internet, postępując zgodnie z instrukcją zamieszczoną w książce; zainstalowanie suplementu wymaga systemu operacyjnego Windows.

Spis Treści:

Skróty . .. 19

Wstęp . . . . . 21

CZĘŚĆ PIERWSZA

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA – KODEKSOWA

DOKUMENTACJA ZWIĄZANA ZE STOSUNKIEM PRACY – ZAGADNIENIA OGÓLNE

Dokumentacja kadrowa

1.    Zasady prowadzenia akt osobowych . . .. 25

2.    Obligatoryjna dokumentacja w sprawach pracowniczych . . .38

3.    Informacja dotycząca okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej . .. 39

4.    Komentarz do funkcjonowania nowych regulacji dotyczących dokumentacji pracowniczej .  42

5.    Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji . . 49

6.    Zawiadomienie o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej .  . 50

7.    Wniosek pracownika o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej . . 50

8.    Zawiadomienie o przekazaniu kopii dokumentacji pracowniczej . . 51

9.    Protokół przekazania dokumentacji pracowniczej wobec przejścia części lub całości

zakładu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy .  52

Dane osobowe

10.    Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych . . . 53

11.    Katalog danych osobowych, których przetwarzanie jest dopuszczalne przez pracodawcę . . 54

12.    Katalog danych osobowych, których przetwarzanie jest dopuszczalne przez pracodawcę

tylko za zgodą pracownika .  58

13.    Ogólna klauzula informacyjna .  . 59

Dokumenty ogólnozakładowe

14.    Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu .  . 61

15.    Ewidencja ruchu pracowników . .. 62

16.    Informacja o wolnych etatach . . .. 63

17.    Informacja o możliwości awansu . . . 65

18.    Instrukcja w sprawie zasad dokumentowania i rozliczania wyjść prywatnych . . 66

19.    Instrukcja w sprawie zasad usprawiedliwiania nieobecności w pracy . .. 70

Pracodawca a obrona Ojczyzny

20.    Obrona Ojczyzny – obowiązki i uprawnienia pracodawców . .  74

21.    Zawiadomienie pracodawcy o powołaniu do terytorialnej służby wojskowej .. 74

22. Zawiadomienie pracodawcy o dniach pełnienia terytorialnej służby wojskowej 74

23. Udzielenie zwolnienia od pracy pracownikowi w celu służby wojskowej . . 74

24. Udzielenie zwolnienia od pracy pracownikowi po odbyciu służby wojskowej .. 74

25. Wniosek o świadczenie przysługujące pracodawcy zatrudniającemu pracownika

będącego żołnierzem rezerwy albo będącego żołnierzem obrony terytorialnej pełniącym

służbę wojskową rotacyjnie 75

26. Zawiadomienie pracodawcy o dniach, w których pracownik będzie pełnił służbę wojskową

w ramach aktywnej rezerwy . .. 75

27. Udzielenie zwolnienia od pracy pracownikowi na czas szkolenia w ramach dobrowolnej

zasadniczej służby wojskowej . . . 75

Równe traktowanie

28. Informacja dotycząca równego traktowania w zatrudnieniu 75

29. Wewnętrzna procedura antymobbingowa pracodawcy . .  78

30. Klauzula poufności danych . . 83

Informacje o bezpieczeństwie

31. Informacja dotycząca pracowników

wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy . . . 85

32. Informacja dotycząca pracowników wyznaczonych do wykonywania czynności

w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji pracowników . .. 86

Prawa autorskie pracowników

33. Klauzula o prawach autorskich – standardowa . . 88

34. Klauzula o prawach autorskich przy programach komputerowych .  . 88

35. Oświadczenie o udziale części wynagrodzenia objętej ochroną z tytułu prawa autorskiego . 88

36. Oświadczenie korygujące o udziale części wynagrodzenia objętej ochroną

z tytułu prawa autorskiego . . 88

37. Ewidencja prac objętych prawem autorskim . . . 88

38. Fotografia dnia pracy pracownika . . . 88

AKTA OSOBOWE

CZĘŚĆ A

Przed zatrudnieniem

39. Rekrutacja – zagadnienia ogólne . . 89

40. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie 93

41. Spis dokumentów, które winna przedłożyć osoba przed zatrudnieniem . .  95

42. Skierowanie pracownika na badania lekarskie . . 96

43. Oświadczenie pracownika o niekaralności 99

44. Zapytanie o karalność Ministerstwa Sprawiedliwości .  101

CZĘŚĆ B

Nawiązanie stosunku pracy

45. Kwestionariusz osobowy dla pracownika . . . . 102

Umowa o pracę

Dokumentowanie zawarcia umowy o pracę

46. Umowa o pracę . .. 106

47. Umowa przedwstępna 111

48. Umowa o pracę na czas nieokreślony . . .  113

49. Umowa o pracę na czas określony 115

50. Zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy o zatrudnieniu pracownika na umowę

na czas określony wbrew limitom określonym w art. 251 § 1 Kodeksu pracy . .. 119

51. Umowa o pracę zawarta na zastępstwo innego pracownika . .  120

52. Umowa o pracę zawarta na okres próbny . .  . 123

53. Potwierdzenie warunków umowy o pracę zgodne z art. 29 § 2 Kodeksu pracy . . 126

54. Umowa o pracę zawarta z pracownikiem skierowanym do pracy na obszarze państwa

niebędącego członkiem Unii Europejskiej 127

Pracownik młodociany

55. Umowa o pracę z pracownikiem młodocianym w celu przygotowania zawodowego –

nauka zawodu . . . . 127

56. Umowa o pracę z pracownikiem młodocianym w celu przygotowania zawodowego –

przyuczenie do wykonywania określonej pracy . . . 127

57. Zaświadczenie stwierdzające nabycie umiejętności (przyuczenie) . . .. 127

58. Umowa o pracę z pracownikiem młodocianym przy wykonywaniu prac lekkich . . 127

59. Ewidencja pracowników młodocianych . . . 127

Refundacja wynagrodzeń pracowników młodocianych

60. Wniosek o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom

oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń . .128

61. Opinia do wniosku złożonego przez pracodawcę o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń

wypłaconych młodocianym pracownikom oraz składek na ubezpieczenia społeczne

od refundowanych wynagrodzeń 128

62. Umowa o refundację wynagrodzeń wypłaconych młodocianym pracownikom i składek

na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń .. 128

63. Wniosek pracodawcy o refundację wynagrodzeń wypłaconych młodocianym pracownikom

oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń zgodnie z umową

o refundację wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne za młodocianych . . 128

64. Wniosek o dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianego pracownika . . .128

65. Zawiadomienie o zawarciu umowy między pracodawcą a młodocianym pracownikiem

w sprawie przygotowania zawodowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

66. Oświadczenie pracodawcy o poniesionych kosztach kształcenia ucznia . . 129

Zakres czynności (obowiązków)

67. Zakres czynności pracownika . . 130

Praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

Zapoznanie z aktami prawa wewnętrznego

68. Regulamin pracy . . .. 134

69. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy 145

70. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami zakładowymi i zakresem informacji objętych

tajemnicą oraz o przeszkoleniu w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy

oraz ochrony przeciwpożarowej . . . 146

Informacja o warunkach zatrudnienia, zastosowania monitoringu, ryzyku zawodowym

oraz o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność

w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu

71. Zapoznanie pracownika z informacjami określonymi w art. 29 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy

u pracodawcy posiadającego regulamin pracy . . . 147

72. Zapoznanie pracownika z informacjami określonymi w art. 29 § 3 pkt 2 Kodeksu pracy

dotyczące zabezpieczenia społecznego . .. 155

73. Zapoznanie pracownika z informacjami określonymi w art. 29 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy

u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy . 156

74. Informacja o zmianie adresu siedziby/zamieszkania pracodawcy . .. 158

75. Informacja o zmianie warunków zatrudnienia . .. 159

76. Przykładowe zapisy regulaminu pracy wprowadzające monitoring . . . 162

77. Oświadczenie pracownika o tym, że został poinformowany

o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego . .  . 164

78. Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystywania

monitoringu wizyjnego . . 168

79. Informacja pracodawcy o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą na danych

stanowiskach pracy 168

80. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z dokonaną przez pracodawcę

oceną ryzyka zawodowego . .. 169

81. Informacja dotycząca zagrożeń dla zdrowia i życia oraz działań ochronnych i zapobiegawczych

na danym stanowisku pracy 170

82. Informacja o wprowadzeniu kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność środków

działających podobnie do alkoholu . .. . 171

Informacja dla młodocianego o ryzyku zawodowym

83. Informacja pracodawcy o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną

przez młodocianego . . . . 173

Dokumentacja szkoleń bhp

84. Karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy . . 174

85. Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy . 177

Zmiana warunków pracy lub płacy

Zmiany w umowach o pracę

86. Przedłużenie umowy o pracę zawartej na czas określony . . . . 180

87. Aneks do umowy o pracę . .  . . 181

88. Awans płacowy . . . . 182

89. Awans stanowiskowy . . . . 183

90. Aneks informacyjny do umowy o pracę (wynagrodzenie) . . . .. 184

91. Aneks informacyjny do umowy o pracę na czas nieokreślony . . .. 185

92. Wypowiedzenie warunków pracy określonych w umowie o pracę 186

93. Wypowiedzenie warunków płacy określonych w umowie o pracę . . 187

94. Polecenie czasowego wykonywania pracy innej niż określona w umowie o pracę . .. 188

95. Przeniesienie pracownika młodocianego do innej pracy niż określona w umowie o pracę

ze względu na orzeczenie lekarskie . . . 189

96. Przeniesienie pracownika do innej pracy niż określona w umowie o pracę ze względu

na orzeczenie lekarskie – art. 230 Kodeksu pracy . . 189

97. Przeniesienie pracownika do innej pracy niż określona w umowie o pracę ze względu

na orzeczenie lekarskie – art. 231 Kodeksu pracy . .  190

98. Zawiadomienie pracownika o przejściu całości lub części zakładu pracy na innego pracodawcę . . 190

Zmiana umowy z pracownicą w ciąży

99. Przedłużenie umowy o pracę zawartej na czas określony z pracownicą będącą w ciąży 192

100. Przeniesienie pracownicy do innej pracy niż określona w umowie o pracę

ze względu na stan ciąży/karmienie dziecka piersią 193

101. Przeniesienie pracownicy do innej pracy niż określona w umowie o pracę

ze względu na orzeczenie lekarskie . . .. 194

Odpowiedzialność materialna

102. Informacja o obciążeniu pracownika odszkodowaniem z tytułu odpowiedzialności materialnej . . 195

103. Zgoda na potrącenie z wynagrodzenia pracownika odszkodowania z tytułu

odpowiedzialności materialnej 198

104. Umowa o indywidualnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie . 198

105. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej . . . 201

106. Zgoda na zatrudnienie w miejscu powierzenia mienia 205

107. Oświadczenie kasjera o przyjęciu kasy z pełną odpowiedzialnością materialną . . 206

Podnoszenie kwalifikacji

108. Polityka szkoleniowa pracodawcy 207

109. Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych . . . 210

110. Porozumienie szkoleniowe .  . 215

Nagrody i premie

111. Nagroda uznaniowa . . . 216

112. Regulamin przyznawania nagrody jubileuszowej . .  . 219

113. Pismo przyznające nagrodę jubileuszową . .  221

114. Wzór regulaminu premiowania . .  . 221

Uprawnienia związane z rodzicielstwem

Urlop macierzyński

115. Wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego . . . 227

116. Wniosek o urlop macierzyński przed przewidywaną datą porodu . .  230

117. Oświadczenie pracownicy o rezygnacji z urlopu macierzyńskiego po upływie 14 tygodni 232

118. Wniosek pracownika-ojca/innego członka rodziny o udzielenie części urlopu macierzyńskiego . . 234

119. Oświadczenie ubezpieczonego-ojca/innego członka rodziny dziecka o przerwaniu działalności

zarobkowej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem przez okres odpowiadający okresowi,

który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego . . . . . . . . . . . . . 237

120. Wniosek matki o przerwanie urlopu macierzyńskiego w związku z hospitalizacją dziecka . . . 238

121. Wniosek matki o pozostałą część urlopu macierzyńskiego po hospitalizacji dziecka . . . . . 238

122. Wniosek o udzielenie części urlopu macierzyńskiego w związku z pobytem matki dziecka w szpitalu

albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą . . 238

123. Oświadczenie matki dziecka pracownicy/ubezpieczonej, która przebywa w szpitalu

albo w innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą

w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne . .. 238

124. Wniosek pracownika-ojca/innego członka rodziny o udzielenie części urlopu macierzyńskiego

z powodu zgonu pracownicy-matki dziecka . . 238

125. Wniosek pracownika-ojca/innego członka rodziny o udzielenie części urlopu macierzyńskiego

z powodu porzucenia dziecka przez pracownicę . . . 238

126. Oświadczenie ubezpieczonej-matki dziecka w sprawie rezygnacji przez nią z pobierania

zasiłku macierzyńskiego 238

127. Wniosek pracownika-ojca/innego członka rodziny o udzielenie urlopu macierzyńskiego

w przypadku braku możliwości sprawowania opieki przez matkę nieobjętą ubezpieczeniem

społecznym w razie choroby i macierzyństwa albo nieposiadającą tytułu do objęcia

takim ubezpieczeniem . .  239

128. Wniosek pracownika-ojca wychowującego dziecko/innego członka rodziny o udzielenie

urlopu macierzyńskiego w przypadku podjęcia pracy przez matkę dziecka dotychczas nieobjętą

ubezpieczeniem społecznym w razie choroby i macierzyństwa albo nieposiadającą tytułu

do objęcia takim ubezpieczeniem . . . . 239

129. Wniosek o udzielenie urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego . . .. 239

130. Udzielenie pracownikowi urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego . .  241

Urlop rodzicielski

131. Wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego . . . 242

132. Udzielenie pracownikowi urlopu rodzicielskiego . . .. 246

133. Wniosek ubezpieczonej-matki dziecka o wypłacanie 81,5% zasiłku macierzyńskiego

za okres urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze . .  246

134. Oświadczenie w sprawie rezygnacji pracownika z urlopu rodzicielskiego . .. 248

Urlop ojcowski

135. Wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego . 249

136. Udzielenie urlopu ojcowskiego 251

Urlop wychowawczy

137. Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego . . . 252

138. Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego na dziecko, które z powodu stanu zdrowia

potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności wymaga osobistej opieki . .254

139. Oświadczenie drugiego z rodziców/opiekunów dziecka o zamiarze korzystania

z urlopu wychowawczego . . 254

140. Udzielenie urlopu wychowawczego . . . 255

141. Praca w trakcie urlopu wychowawczego . .  256

142. Wezwanie pracownika z urlopu wychowawczego do podjęcia pracy . . . 256

143. Wezwanie pracownika z urlopu wychowawczego do podjęcia pracy

(korzystanie przez oboje rodziców)  . 258

144. Rezygnacja z urlopu wychowawczego . .. . 258

Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą

145. Wniosek o łączenie urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy . . . 259

146. Brak zgody na podjęcie pracy w okresie urlopu rodzicielskiego 261

Obniżenie wymiaru czasu pracy

147. Wniosek pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego o obniżenie wymiaru czasu pracy . . 262

Oświadczenia pracownika

związane z uprawnieniami rodzicielskimi

148. Wniosek pracownika o udzielenie mu zwolnienia od pracy w związku z wychowywaniem

dziecka w wieku do lat 14 . .  264

149. Udzielenie pracownikowi zwolnienia od pracy w związku z wychowaniem dziecka do 14 lat . . . 265

150. Oświadczenie pracownika-rodzica (opiekuna) dziecka (2 dni / 16 godzin) 266

151. Oświadczenie pracownika-rodzica (opiekuna) o korzystaniu z uprawnień . .  266

152. Wniosek o udzielenie przerwy na karmienie dziecka piersią 268

153. Wniosek pracownika-małżonka (pracownika-rodzica) dziecka w fazie prenatalnej,

w razie ciąży powikłanej, o wykonywanie pracy w innym systemie czasu pracy . . 269

154. Wniosek pracownika-rodzica dziecka niepełnosprawnego o wykonywanie pracy

w innym systemie czasu pracy 269

155. Oświadczenie pracodawcy o braku zgody na wykonywanie pracy przez pracownika-rodzica

dziecka niepełnosprawnego w innym systemie czasu pracy 269

Urlop bezpłatny

156. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego 270

157. Udzielenie urlopu bezpłatnego przez pracodawcę na wniosek pracownika 271

158. Udzielenie urlopu bezpłatnego pracownikowi w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy . . 272

Badania lekarskie

159. Skierowanie pracownika na badanie lekarskie . .. 273

Umowa o zakazie konkurencji

160. Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy 275

Poinformowanie PIP o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy

161. Wniosek pracownika do pracodawcy o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy

o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy 279

162. Zawiadomienie przez pracodawcę Państwowej Inspekcji Pracy o zatrudnieniu pracowników

pracujących w nocy 279

Współdziałanie pracodawcy

z zakładową organizacją związkową

163. Zapytanie zakładowej organizacji związkowej o to, czy dany pracownik podlega

ochronie związkowej . . .280

164. Zawiadomienie zarządu zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia

warunków pracy i/lub płacy umowy pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy

na czas określony/nieokreślony 281

165. Zawiadomienie zarządu zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia umowy

pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy na czas określony/nieokreślony . . . . . . 283

166. Zawiadomienie zarządu zakładowej organizacji związkowej o zamiarze rozwiązania pracownikowi

umowy o pracę w trybie bez wypowiedzenia 284

167. Wniosek do zarządu zakładowej organizacji związkowej o wyrażenie zgody na wypowiedzenie

warunków pracy i/lub płacy umowy pracownikowi będącemu osobą wskazaną decyzją organizacji

związkowej do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy 285

168. Wniosek do zarządu zakładowej organizacji związkowej o wyrażenie zgody na wypowiedzenie

umowy o pracę pracownikowi będącemu osobą wskazaną decyzją organizacji związkowej

do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy 286

169. Wniosek do zarządu zakładowej organizacji związkowej o wyrażenie zgody na rozwiązanie

umowy o pracę w trybie bez wypowiedzenia pracownikowi będącemu osobą wskazaną decyzją

organizacji związkowej do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy 287

Praca zdalna i telepraca

170. Regulamin wykonywania pracy zdalnej (porozumienie pracodawcy i zakładowej organizacji

związkowej – art. 6720 § 4 Kodeksu pracy) 289

171. Porozumienie pracodawcy z pracownikiem o wykonywaniu pracy zdalnej

(gdy brak porozumienia ze związkami, regulaminu lub polecenia) (art. 6720 § 5 Kodeksu pracy) . . 304

172. Pisemna informacja o warunkach zatrudnienia w przypadku pracy zdalnej 306

173. Wniosek pracownika o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich

warunków wykonywania pracy (art. 6722

§ 1 Kodeksu pracy) . .. 307

174. Zasady bezpiecznego prowadzenia wideokonferencji według UODO 316

Zmiana rodzaju/warunków umowy o pracę

175. Wniosek pracownika o zmianę rodzaju/warunków umowy o pracę 317

176. Odpowiedź na wniosek pracownika o zmianę rodzaju/warunków umowy o pracę . . 318

Wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie

umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem

177. Wniosek pracownika o informację dotyczącą rozwiązania umowy o pracę zawartej

na okres próbny / zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem

umowy o pracę .  . 319

178. Odpowiedź na wniosek pracownika o informację dotyczącą przyczyn rozwiązania

umowy na okres próbny / zastosowania działania mającego skutek równoważny

z rozwiązaniem umowy o pracę 320

Elastyczna organizacja pracy

179. Wniosek pracownika o wprowadzenie elastycznej organizacji pracy 322

180. Udzielenie pracownikowi informacji o wprowadzeniu elastycznej organizacji pracy 325

181. Wniosek pracownika o powrót do poprzedniej organizacji wykonywania pracy 326

CZĘŚĆ C

Rozwiązanie umowy o pracę

182. Ustanie stosunku pracy – zagadnienia ogólne 327

183. Obowiązki pracodawcy związane z rozwiązaniem stosunku pracy 330

184. Porozumienie stron o rozwiązaniu umowy o pracę 331

185. Oferta pracownika rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron . .. 332

186. Odpowiedź pracodawcy na ofertę pracownika rozwiązania umowy o pracę

za porozumieniem stron 333

187. Wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę . . .  334

188. Zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę 337

189. Rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę za wypowiedzeniem 338

190. Porozumienie o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia . 340

191. Rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia – art. 55 § 11

Kodeksu pracy 341

192. Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę z zastosowaniem skróconego

okresu wypowiedzenia 343

193. Wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników –

zwolnienie grupowe 344

194. Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron z przyczyn niedotyczących pracowników –

zwolnienie grupowe 349

195. Zawiadomienie zarządu zakładowej organizacji związkowej o zamiarze przeprowadzenia

zwolnień grupowych . . . 349

196. Porozumienie w sprawie zwolnień grupowych 353

197. Regulamin zwolnień grupowych . . . . 357

198. Zawiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy o zamierzonych zwolnieniach grupowych . . 359

199. Zawiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy o porozumieniu w sprawie zwolnień grupowych 359

200. Zawiadomienie o ponownym zatrudnieniu pracownika zwolnionego w ramach

grupowego zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników . . 360

201. Indywidualne rozwiązanie umowy o pracę z przyczyny nieleżącej po stronie pracownika 362

202. Wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika 364

203. Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika –

art. 52 Kodeksu pracy 365

204. Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracownika –

art. 53 Kodeksu pracy 368

205. Rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia – za uprzedzeniem . .370

206. Uprzedzenie pracownika o zakończeniu zatrudnienia 371

207. Zawiadomienie pracownika o wygaśnięciu umowy o pracę 372

Świadectwo pracy

208. Wzór świadectwa pracy . .  . 373

209. Żądanie przez pracownika wydania świadectwa pracy po rozwiązaniu umowy o pracę 382

210. Żądanie przez pracownika wydania świadectwa pracy po ustaniu zatrudnienia . . 384

211. Upoważnienie do odbioru świadectwa pracy 385

212. Wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy 385

Ekwiwalent za urlop

213. Porozumienie dotyczące niewypłacania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany

urlop wypoczynkowy 387

214. Wniosek pracownika o wypłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy . . 388

215. Zawiadomienie o wypłacie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy 391

Kopia świadectwa pracy

216. Wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy 392

Zajęcie wynagrodzenia za pracę

217. Zawiadomienie komornika o zatrudnieniu pracownika, który ma zajęte wynagrodzenie 393

218. Zawiadomienie o zajęciu wynagrodzenia za pracę – druk urzędowy organu egzekucyjnego 396

Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy

219. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy 397

220. Wypowiedzenie umowy o zakazie konkurencji . .. 402

CZĘŚĆ D

Odpowiedzialność porządkowa

221. Wezwanie pracownika do złożenia wyjaśnień w sprawie naruszenia obowiązków pracowniczych 404

222. Notatka sporządzona na okoliczność wysłuchania pracownika przed nałożeniem

kary porządkowej 405

223. Zawiadomienie o nałożeniu kary porządkowej 407

224. Sprzeciw pracownika od wymierzonej mu kary porządkowej 409

225. Zawiadomienie pracownika o uwzględnieniu sprzeciwu 410

226. Zawiadomienie pracownika o odrzuceniu sprzeciwu . . 411

CZĘŚĆ E

Kontrola stanu trzeźwości

i na obecność środków działających podobnie do alkoholu

227. Obwieszczenie nt. zasad kontroli stanu trzeźwości pracowników i na obecność środka

działającego podobnie do alkoholu 413

228. Polecenie zakazu podjęcia pracy / zaprzestania pracy . .. 415

229. Protokół z niedopuszczenia pracownika do pracy / odsunięcia pracownika od pracy . . . 416

230. Protokół przeprowadzenia badania trzeźwości / stanu psychofizycznego pracownika . . . 417

231. Informacja o zasadach przeprowadzania kontroli trzeźwości i na obecność środków

działających podobnie do alkoholu 424

INDYWIDUALNA DOKUMENTACJA PRACOWNICZA

Wprowadzenie 425

Czas pracy

Dokumentacja ogólna

232. Wymiar czasu pracy w 2024 r. . . 426

233. Karta ewidencji miesięcznej czasu pracy 432

234. Roczna karta ewidencji czasu pracy . . . 436

235. Indywidualny harmonogram miesięczny czasu pracy 438

236. Zespołowy harmonogram miesięczny czasu pracy . . . 440

237. Lista obecności . . . .. . 441

238. Zawiadomienie Okręgowego Inspektoratu Pracy o przedłużeniu okresu rozliczeniowego 442

239. Porozumienie w sprawie wprowadzenia okresu rozliczeniowego . . . . 444

240. Porozumienie w sprawie wprowadzenia ruchomego rozkładu czasu pracy 445

241. Ustawa antykryzysowa – porozumienie w sprawie obniżenia wymiaru czasu pracy pracowników 447

242. Ustawa antykryzysowa – porozumienie w sprawie wprowadzenia przestoju ekonomicznego 447

Dokumentacja indywidualna dotycząca czasu pracy

Wnioski pracownika

243. Wniosek pracownika o udzielenie zwolnienia od pracy 448

244. Udzielenie pracownikowi zwolnienia z pracy 450

245. Wniosek pracownika dotyczący zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych 451

246. Wniosek pracownika o udzielenie okolicznościowego zwolnienia od pracy 452

247. Wniosek pracownika o zwolnienie od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej

jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy) 453

248. Usprawiedliwienie przez pracownika nieobecności z powodu opieki nad dzieckiem 453

249. Usprawiedliwienie przez pracownika nieobecności spowodowanej zakończeniem

podróży służbowej w godzinach nocnych . . 455

250. Wniosek pracownika o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu

czasu pracy, którym pracownik jest objęty 455

251. Wniosek pracownika o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy 456

252. Wniosek pracownika o zastosowanie systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona

wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta 457

253. Wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego

różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika

dniami pracy (art. 1401

§ 1 Kodeksu pracy) 458

254. Wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu,

w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie

z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy) 459

255. Wniosek pracownika o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej 460

256. Wniosek pracownika o urlop opiekuńczy . .. 462

257. Udzielenie urlopu opiekuńczego przez pracodawcę na wniosek pracownika . . . 463

Dodatkowe dokumenty

258. Dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy) . 464

259. Porozumienie dotyczące udzielenia dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym od pracy

wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy 465

260. Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych 466

261. Rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych 467

262. Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych 469

263. Udzielenie pracownikowi czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe .  . 470

Zgody pracownika

264. Zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia

na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru

czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego

czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy) 471

265. Zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie

przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy) . .  . 472

Urlop wypoczynkowy

266. Zgłaszanie wniosków do planu urlopów 473

267. Plan urlopów wypoczynkowych 475

268. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego 476

269. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego na żądanie 476

270. Wniosek pracownicy o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio

po urlopie macierzyńskim 478

271. Wniosek pracownika o podział urlopu wypoczynkowego na części 479

272. Wniosek pracownika o przesunięcie urlopu wypoczynkowego 479

273. Wniosek pracownika o przesunięcie urlopu wypoczynkowego na skutek czasowej niezdolności

do pracy z powodu choroby 479

274. Pismo pracodawcy o przesunięciu terminu urlopu wypoczynkowego pracownika 480

275. Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego 480

Wynagrodzenia i odprawy

276. Wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych . . . 481

277. Karta pracy 483

278. Karta zarobkowa 485

279. Karta przychodów pracownika 487

280. Zgoda pracownika na dokonanie potrącenia z jego wynagrodzenia . .  489

281. Zasady sporządzania regulaminu wynagradzania 491

282. Regulamin wynagradzania . .  . 492

283. Porozumienie w sprawie zawieszenia stosowania niektórych przepisów

regulaminu wynagradzania (art. 91 Kodeksu pracy) . . . 496

284. Porozumienie w sprawie zawieszenia stosowania mniej korzystnych warunków zatrudnienia

niż wynikające z umów o pracę (art. 231a Kodeksu pracy) 496

285. Odprawa rentowa i emerytalna – zawiadomienie o przyznaniu 496

286. Odprawa pośmiertna – zawiadomienie o przyznaniu . . . 497

Wynagrodzenia – rozliczanie podatku dochodowego

287. PIT-2. Oświadczenia / wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek

na podatek dochodowy od osób fizycznych 499

288. PIT-2A. Oświadczenia / wnioski dla celów obliczania miesięcznych zaliczek

na podatek dochodowy od osób fizycznych . . . .. 499

289. PIT-3. Oświadczenia / wnioski dla celów obliczania przez organ rentowy miesięcznych zaliczek

na podatek dochodowy od osób fizycznych . . . . 499

Odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej

290. Tabela norm przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego oraz środków

higieny osobistej (przykładowa) 500

291. Karta przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej

oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia

oraz ich pranie i konserwację 502

CZĘŚĆ DRUGA

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA –

OKOŁOKODEKSOWA

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich

wykonywana przez pracodawców

292. Upoważnienie do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez ubezpieczonych

zwolnień lekarskich od pracy 505

293. Protokół kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego 508

Pracownicze plany kapitałowe

294. Informacja dla zatrudnionych o pracowniczych planach kapitałowych 510

295. Regulamin wyboru reprezentacji osób zatrudnionych na potrzeby PPK 510

296. Protokół z wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK 510

297. Wniosek do pracodawcy o zawarcie umowy o prowadzenie PPK 510

298. Deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat podstawowych do PPK 510

299. Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK 511

300. Wniosek osoby zatrudnionej do pracodawcy o dokonywanie wpłat do PPK . .  511

301. Oświadczenie uczestnika PPK o zawartych umowach o prowadzenie PPK 511

302. Deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat dodatkowych do PPK . .. 511

303. Deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat podstawowych do PPK 511

304. Wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK dla osób między 55. a 70. rokiem życia 511

Okulary i szkła korygujące

305. Instrukcja w sprawie zasad przyznawania i refundacji kosztów okularów i szkieł korygujących

pracownikom wykonującym pracę przy monitorach ekranowych 512

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

306. Zasady funkcjonowania . . . 515

307. Regulamin gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych . .  518

308. Świadczenie urlopowe 521

Choroby zawodowe

309. Zgłoszenie podejrzenia choroby zawodowej . .. 522

310. Zawiadomienie przez pracodawcę o skutkach choroby zawodowej 525

311. Rejestr podejrzeń o choroby zawodowe i stwierdzonych chorób zawodowych i ich skutków 527

Wypadki

312. Doniesienie o kwalifikowanym wypadku przy pracy 528

313. Wyjaśnienia poszkodowanego w postępowaniu powypadkowym 529

314. Informacje uzyskane od świadka w postępowaniu powypadkowym . . . 531

315. Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy . . .. 532

316. Statystyczna karta wypadku przy pracy 532

317. Rejestr wypadków przy pracy . . .. 533

318. Karta wypadku w drodze do pracy lub z pracy 534

Ochrona zasobów informatycznych

319. Regulamin korzystania z zasobów informatycznych 536

320. Regulamin korzystania z poczty elektronicznej przez pracowników . . 539

321. Umowa o powierzenie sprzętu komputerowego 541

322. Protokół przekazania sprzętu komputerowego 543

323. Protokół zwrotnego przekazania sprzętu komputerowego 544

Wykorzystywanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów

lub sprzętów stanowiących ich własność

324. Umowa o powierzenie prywatnego sprzętu komputerowego do celów służbowych 545

325. Instrukcja dokumentowania i wyliczania ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracowników

narzędzi, materiałów lub sprzętów, stanowiących ich własność 545

326. Zarządzenie w sprawie zasad używania telefonu komórkowego do celów służbowych 545

327. Umowa w sprawie używania telefonu komórkowego do celów służbowych 545

Telefon służbowy

328. Zarządzenie w sprawie korzystania ze służbowych telefonów komórkowych przez pracowników 546

329. Regulamin korzystania ze służbowych telefonów komórkowych przez pracowników 546

330. Zgoda pracownika na potrącenie należności z tytułu przekroczenia limitu rozmów

ze służbowego telefonu komórkowego 546

Praktyki absolwenckie

331. Umowa o praktykę absolwencką 546

332. Zaświadczenie o odbyciu praktyk absolwenckich . 546

Podróże służbowe

333. Zasady ogólne dotyczące ustalania należności z tytułu odbywania podróży służbowych 547

334. Polecenie wyjazdu służbowego 547

335. Wniosek o wypłatę zaliczki na poczet wydatków związanych z krajową podróżą służbową 547

336. Wniosek na wyjazd służbowy za granicę . . 547

337. Zlecenie wypłaty zaliczki 547

338. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej 547

Samochód w firmie

339. Regulamin korzystania z samochodów służbowych 548

340. Umowa o korzystanie z samochodu służbowego 548

341. Protokół z przekazania samochodu służbowego pracownikowi 548

342. Upoważnienie do prowadzenia samochodów osobowych w celach służbowych 548

343. Umowa o korzystanie z prywatnego samochodu pracownika . . . . . . . . . . . . . 548

344. Oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych

w danym miesiącu 549

Kierowca w firmie

345. Oświadczenie pracownika-kierowcy o pozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy 549

346. Oświadczenie pracownika-kierowcy o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin

wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności na innej podstawie

niż stosunek pracy 549

347. Oświadczenie pracownika-kierowcy o niewykonywaniu przewozów drogowych

lub innych czynności na innej podstawie niż stosunek pracy 549

348. Wzór zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu 549

Polityka „social media”.

Wewnątrzfirmowa polityka dotycząca korzystania z mediów społecznościowych

349. Zasady ogólne . . 550

350. Budowa wewnątrzfirmowej polityki dotyczącej korzystania z mediów społecznościowych . . . 550

351. Regulamin prowadzenia profili na portalach społecznościowych 550

352. Regulamin prowadzenia serwisu internetowego 550

Proces w sprawach ze stosunku pracy

353. Pełnomocnictwo procesowe ogólne 550

354. Pełnomocnictwo procesowe szczególne 551

355. Pełnomocnictwo procesowe szczególne do określonej czynności procesowej 551

356. Pisma procesowe – zasady ogólne 551

357. Warunki formalne pozwu . . . 551

358. Pozew pracownika o uchylenie zastosowanej kary porządkowej . .  551

359. Pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy 551

360. Odpowiedź pracodawcy na pozew 551

361. Pozew o sprostowanie świadectwa pracy . . 552

362. Pozew o odszkodowanie z powodu bezprawnego i bezzasadnego rozwiązania umowy o pracę

bez wypowiedzenia 552

Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości

oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (whistleblowing) –

regulacje prawne dotyczące sygnalistów

363. Procedura ochrony osób dokonujących zgłoszeń 552

364. Regulamin dotyczący przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych

oraz podejmowania działań następczych 554

CZĘŚĆ TRZECIA

UMOWY CYWILNOPRAWNE

Umowa o dzieło

365. Umowa o dzieło… 567

366. Protokół przekazania/odbioru dzieła …571

367. Rachunek do umowy o dzieło . .  572

Umowa-zlecenie

368. Umowa-zlecenie 573

369. Rachunek do umowy-zlecenia 583