Kadry i płace 2023 obowiązki pracodawców, rozliczanie świadczeń pracowniczych

Opis

Kadry i płace 2023 – obowiązki pracodawców, rozliczanie świadczeń pracowniczych, dokumentacja kadrowa, podatkowa i ZUS

autorzy: Agnieszka Jacewicz, Danuta Małkowska

Wydawnictwo ODDK

 

Rozliczenia wynagrodzeń po 1 stycznia 2023 r. – ważne zmiany dla każdego pracodawcy i pracownika!

Praktyczny przewodnik kompleksowo przedstawia problematykę kadrowo-płacową – od zatrudnienia, poprzez wyliczenie poszczególnych składników wynagrodzenia, umowy cywilnoprawne, po zwolnienie z pracy. Zawiera wszystko, co potrzebne przy rozliczaniu wynagrodzeń pracowników:

• omówienie wszystkich nowości w rozliczeniach pracowniczych na 2023 rok,
• szczegółowe przykłady liczbowe oparte na rzeczywistych sytuacjach i trudnych problemach,
• bogatą dokumentację kadrową, podatkową i ZUS – z przykładami wypełnienia druków.

Autorki podpowiadają m.in.:

• jak prawidłowo zastosować nowe przepisy;
• jak wyliczyć wynagrodzenia w różnych sytuacjach;
• jak opodatkować poszczególne składniki wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych;
• jakie dokumenty należy sporządzić przy zatrudnianiu pracownika i przy jego zwolnieniu;
• jak rozliczyć osoby pracujące na umowę-zlecenie i umowę o dzieło.

Najważniejsze zmiany uwzględnione w XXIII wydaniu książki:

1. Kwota zmniejszająca podatek po zmianach:możliwość stosowania kwoty zmniejszającej podatek przez jednego, dwóch lub trzech płatników jednocześnie – konsekwencje dla płatników, zasady obliczania,zasady stosowania kwoty zmniejszającej podatek i składania oświadczeń przy zbiegach umów u jednego pracodawcy (np. umowa o pracę i umowa-zlecenie, kilka umów-zleceń itp.).
2. Nowe oświadczenia PIT-2, PIT-2A i PIT-3 – zasady składania, wypełniania druków i konsekwencje dla pracodawcy i pracownika na podstawie nowych wyjaśnień Ministerstwa Finansów z dnia 30 grudnia 2022 r.
3. Rozliczanie umów cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło) po zmianach w podatku dochodowym – prawidłowe stosowanie kwoty zmniejszającej podatek, obliczanie zaliczki na podatek od umów cywilnoprawnych, składanie oświadczeń mających wpływ na obliczenie podatku.
4. Dwukrotna zmiana wysokości wynagrodzenia minimalnego w trakcie roku – konsekwencje w zakresie ustalania wynagrodzeń, wyliczania dodatku za pracę w porze nocnej, zasady obliczania maksymalnej kwoty potrąceń i ustalania kwoty wolnej od zajęcia.
5. Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej – zmiany w Kodeksie pracy, zasady organizacji, warunki wykonywania pracy zdalnej, konieczność wypłaty ekwiwalentów i pokrycia kosztów dla pracownika.
6. Nowe wysokości diety w krajowych i zagranicznych podróżach służbowych.
7. Nowe stawki kilometrówki za używanie pojazdów do celów służbowych od 17 stycznia 2023 r.
8. Opodatkowanie świadczeń pracowniczych i stosowanie zwolnień od podatku dochodowego od osób fizycznych – zasady szczególne w okresie COVID-19 i po odwołaniu stanu epidemii.
9. Zasady stosowania ulgi dla osób młodych poniżej 26. roku życia – na podstawie nowych wyjaśnień Ministerstwa Finansów z dnia 30 grudnia 2022 r.
10. Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy i składki na ubezpieczenie zdrowotne przy niskich dochodach w połączeniu ze zmianami w podatku dochodowym od 1 stycznia 2023 r. – konieczność wyliczenia hipotetycznej zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z zasadami obowiązującymi na dzień 31 grudnia 2021 r. i prawidłowego ustalenia wysokości składki zdrowotnej.

Publikacja polecana zarówno osobom rozpoczynającym karierę zawodową w dziale płacowym czy finansowym, jak i doświadczonym pracownikom tych działów.

 

Spis treści

Wykaz skrótów . . 11

Wstęp . . . 13

Rozdział I

NAWIĄZANIE STOSUNKU PRACY

1. Charakterystyka i zasady nawiązania stosunku pracy . .  16

1.1. Istota stosunku pracy . . . 16

1.2. Wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy – telepraca i praca zdalna .. 22

1.3. Zanim dojdzie do podpisania umowy o pracę . .  . 35

1.4. Zawarcie umowy o pracę . .. 37

2. Obowiązki pracodawcy wobec nowo zatrudnionych . . . 39

2.1. Badania profilaktyczne . .. 40

2.2. Zapoznanie z aktami prawa wewnętrznego oraz przepisami RODO . . . 41

2.3. Dokumentacja pracownicza . .  47

2.4. Bezpieczeństwo i higiena pracy . . . 56

2.5. Ustalenie stażu pracy nowo zatrudnionego pracownika .  . 58

2.6. Obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego

oraz podatku dochodowego . .  . 59

2.7. Obowiązki informacyjne zakładu pracy wobec komornika .  . 63

3. Sankcje za naruszenie prawa pracy . . 63

3.1. Odpowiedzialność pracodawcy . . . . 63

3.2. Odpowiedzialność osoby prowadzącej sprawy kadrowe . . . 67

3.3. Upoważnienie pracownika do przetwarzania danych osobowych .  . 68

4. Ochrona danych osobowych – stosowanie RODO w sprawach pracowniczych . . 69

5. Przykład – przyjęcie pracownika do pracy . . . 76

6. Inne formy angażowania pracowników . .. 89

6.1. Zatrudnianie młodocianych .  . 89

6.2. Praktyka absolwencka .. . 95

Rozdział II

WYNAGRODZENIE ZE STOSUNKU PRACY

1. Wynagrodzenie za pracę i zasady jego ustalania . .102

1.1. Istota wynagrodzenia i jego elementy składowe . .. 102

1.2. Termin i sposób wypłaty wynagrodzenia . .. 104

1.3. Ochrona wynagrodzenia za pracę . . . 105

1.4. Wynagrodzenie minimalne . .  . 105

2. Czas pracy i jego ewidencja . . 108

2.1. Normy i wymiar czasu pracy . .  108

2.2. Systemy czasu pracy . .. 116

2.3. Ewidencja czasu pracy . .. 120

2.4. Praca w dni świąteczne i w porze nocnej . . . 125

2.5. Czas pracy kadry kierowniczej . .. 130

2.6. Odpoczynek i przerwy w pracy . .. 131

3. Praca w godzinach nadliczbowych . .. 136

3.1. Istota pracy w godzinach nadliczbowych . .. 136

3.2. Ustalenie przekroczenia norm czasu pracy . . . 137

3.3. Rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych .  . 141

Rozdział III

ROZLICZANIE I DOKUMENTOWANIE WYNAGRODZEŃ

1. Procedura naliczania wynagrodzenia . .. 150

1.1. Ustalenie przychodu pracownika . . . 150

1.2. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika . . 151

1.3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne . . .. 157

1.4. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych

– rozliczenie z urzędem skarbowym  . 159

1.5. Wpłaty na pracownicze plany kapitałowe (PPK) . . 202

1.6. Pozostałe potrącenia obowiązkowe z wynagrodzeń . . . 212

1.7. Wynagrodzenie w walucie obcej . .  223

2. Składki finansowane przez pracodawcę . .. 225

2.1. Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe) .  . 226

2.2. Składki na fundusze pozaubezpieczeniowe (FP, FS, FGŚP, FEP) . . 233

3. Dokumentacja związana z wynagrodzeniem pracownika . 245

3.1. Dokumentacja i opłacanie składek ZUS .. 245

3.2. Dokumentacja wynagrodzeń . . . . 251

3.3. Przechowywanie dokumentacji wynagrodzeń . . 256

4. Przykład miesięcznego rozliczenia wynagrodzeń . . . 260

5. Wynagrodzenie pracownika delegowanego za granicę . . 272

5.1. Zasady delegowania pracowników za granicę  . 272

5.2. Zasady opodatkowania wynagrodzenia za pracę w przypadku oddelegowania

za granicę . .  274

5.3. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym od przychodów z pracy

uzyskanych za granicą . . 279

Rozdział IV

WYNAGRODZENIE ZA CZAS NIEWYKONYWANIA PRACY

1. Urlop wypoczynkowy . . .. . 286

1.1. Nabycie prawa, wymiar i zasady udzielania urlopu . .. 287

1.2. Wynagrodzenie za czas urlopu . .. 296

1.3. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop . . 303

2. Inne dni wolne od pracy .. 308

2.1. Urlopy okolicznościowe .  . 308

2.2. Urlop bezpłatny . .  314

2.3. Urlop wychowawczy .. . 315

3. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy . . . 323

3.1. Ustalanie prawa do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego . .  323

3.2. Zasady obliczania wynagrodzenia (i zasiłku) za czas niezdolności do pracy . .328

3.3. Zasady obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca . . 341

3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe świadczeń za czas choroby . .  344

4. Przykłady obliczania wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy . 347

Rozdział V

ŚWIADCZENIA SPOŁECZNE I SOCJALNE PRZYSŁUGUJĄCE PRACOWNIKOM

1. Świadczenia z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa .  362

1.1. Świadczenia związane z chorobą ubezpieczonego . . 365

1.2. Świadczenia z ubezpieczenia chorobowego związane z opieką nad dzieckiem

lub innym członkiem rodziny . . 382

1.3. Przykłady obliczania zasiłków z ubezpieczenia społecznego . . 408

2. Świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego . . 424

3. Pozostałe świadczenia z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych . .. 426

3.1. Świadczenie przedemerytalne . . 426

3.2. Zasiłek pogrzebowy . .. 428

3.3. Renta rodzinna . . . 430

4. Świadczenia socjalne zagwarantowane w Kodeksie pracy . .. 430

4.1. Odszkodowania i rekompensaty z tytułu utraty pracy . . 431

4.2. Odprawy rentowe i emerytalne .. . 432

4.3. Odprawa pośmiertna . . . . 434

4.4. Ujęcie składkowe i podatkowe odpraw, odszkodowań, rekompensat . 435

Rozdział VI

ROCZNE ROZLICZENIE Z URZĘDEM SKARBOWYM

W ZAKRESIE PODATKU DOCHODOWEGO

1. Deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R) . . 438

2. Informacja roczna o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy

(PIT-11) . . 438

3. Roczne rozliczenie podatku dochodowego . .. 443

4. Przykład rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych . . 445

Rozdział VII

OCHRONA STOSUNKU PRACY.

ROZWIĄZANIE I WYGAŚNIĘCIE UMOWY O PRACĘ

1. Ustanie stosunku pracy . .  456

1.1. Ochrona stosunku pracy przed zwolnieniem . . . 456

1.2. Wypowiedzenie stosunku pracy . . 461

1.3. Wygaśnięcie umowy o pracę . .. 467

2. Obowiązki pracodawcy związane z rozwiązaniem umowy o pracę . . 473

2.1. Obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy .. 473

2.2. Obowiązki związane z rozliczeniami publicznoprawnymi . . . 479

2.3. Pomoc pracodawcy w sprawach emerytalno-rentowych .. 481

2.4. Przykład – zwolnienie pracownika z pracy . . . 482

3. Upadłość lub likwidacja zakładu pracy .  . 494

3.1. Obowiązki pracodawcy w przypadku likwidacji zakładu . .  . 494

3.2. Uprawnienia pracowników zlikwidowanego pracodawcy .  . 499

3.3. Przywrócenie do pracy . .502

Rozdział VIII

POZAPŁACOWE ŚWIADCZENIA PRACOWNICZE

1. Podróże służbowe pracowników . .. 506

1.1. Krajowe podróże służbowe . . 509

1.2. Zagraniczne podróże służbowe . . .519

1.3. Ujęcie składkowe i podatkowe podróży służbowych .. 524

2. Ryczałty i ekwiwalenty za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych .527

2.1. Ryczałt za samochód . . 528

2.2. Ekwiwalent za rzeczywiście przejechane kilometry . . . 529

2.3. Ujęcie składkowe i podatkowe ryczałtów i ekwiwalentów samochodowych . . 530

3. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) . . .. 533

3.1. Istota i cel tworzenia funduszu . . 533

3.2. Podmioty tworzące fundusz . . . 537

3.3. Źródła i zasady tworzenia funduszu . . . 538

3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe w zakresie ZFŚS . .. 543

3.5. Świadczenie urlopowe . . 545

4. Świadczenia związane z bezpieczeństwem i higieną pracy . . . 547

5. Pozostałe świadczenia pracownicze . .  550

5.1. Posiłki i napoje profilaktyczne . . 550

5.2. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych . . 551

5.3. Ubiór służbowy . . 558

5.4. Artykuły spożywcze na potrzeby pracowników . . 558

5.5. Inne świadczenia rzeczowe, nieodpłatne lub częściowo nieodpłatne udzielane

pracownikom . .. 559

5.6. Ujęcie składkowe i podatkowe pozostałych świadczeń pracowniczych .. 564

Rozdział IX

ROZLICZENIE I DOKUMENTACJA

WYNAGRODZEŃ OSÓB ZATRUDNIONYCH

NA PODSTAWIE UMÓW CYWILNOPRAWNYCH

1. Charakterystyka umów cywilnoprawnych . . 570

2. Zasady podlegania umów cywilnoprawnych ubezpieczeniom społecznym

i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz wypłatom na PPK . .  596

2.1. Umowa-zlecenie . .. . 596

2.2. Umowa o dzieło . . . . 602

2.3. Zasady podlegania i rozliczania składek osób mających ustalone prawo

do emerytury lub renty z tytułu wykonywania pracy

na podstawie umowy-zlecenia . . 605

3. Rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS z tytułu umów cywilnoprawnych . 609

3.1. Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie

zdrowotne od umów-zleceń .. . 609

3.2. Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie

zdrowotne od umów o dzieło . . . 619

4. Rozliczenie płatnika z tytułu umów cywilnoprawnych zawartych

z własnym pracownikiem . .. 624

5. Świadczenia z ubezpieczenia społecznego dla zleceniobiorców .  627

5.1. Warunki uzyskania świadczeń . . . 627

5.2. Zasady ustalania podstaw wymiaru zasiłków chorobowych . .. 629

6. Koszty podróży służbowej zleceniobiorcy . .  . 632

7. Przykłady rozliczania i dokumentowania wynagrodzeń osób zatrudnionych

na podstawie umowy-zlecenia i umowy o dzieło .  . 634

Wykaz aktów prawnych . . .. 651